Cando traballa en Excel, algunhas táboas alcanzan un tamaño bastante impresionante. Isto leva ao feito de que o tamaño do documento aumenta, ás veces alcanzando ata unha ducia de megabytes ou máis. Un aumento no peso dun libro de Excel leva non só a aumentar a cantidade de espazo que ocupa no disco duro, senón, máis importante, a unha desaceleración na velocidade de execución de varias accións e procesos nel. Simplemente, cando traballa con tal documento, Excel comeza a abrandarse. Polo tanto, o problema de optimizar e reducir o tamaño destes libros faise urxente. Vexamos como pode reducir o tamaño do ficheiro en Excel.
O procedemento para reducir o tamaño do libro
Optimizar o ficheiro expandido debe estar en varias direccións á vez. Moitos usuarios non adiviñan, pero moitas veces o libro de Excel contén moita información innecesaria. Cando un ficheiro é pequeno, ninguén lle presta especial atención, pero se o documento se torna incómodo, cómpre optimizalo con todos os parámetros posibles.
Método 1: diminúe o intervalo de traballo
O intervalo de traballo é a área na que Excel recorda as accións. Ao recalcular un documento, o programa recalcula todas as celas do espazo de traballo. Pero non sempre corresponde ao rango no que o usuario realmente funciona. Por exemplo, un espazo configurado sen intención moi por baixo da táboa expandirá o tamaño do intervalo de traballo ao elemento onde se atopa este espazo. Acontece que cando se recalcula, Excel procesará cada vez unha morea de celas baleiras. Vexamos como pode solucionar este problema co exemplo dunha táboa específica.
- En primeiro lugar, bota un ollo ao seu peso antes de optimizar, para comparar o que será despois do procedemento. Isto pódese facer movendo a pestana "Ficheiro". Ir á sección "Detalles". Na parte dereita da xanela aberta indícanse as principais propiedades do libro. O primeiro elemento das propiedades é o tamaño do documento. Como podes ver, no noso caso é de 56,5 kilobytes.
- Primeiro de todo, debería descubrir como a área de traballo real da folla difire da que o usuario realmente necesita. Isto é bastante fácil de facer. Estamos en calquera cela da táboa e escribimos a combinación de teclas Ctrl + Fin. Excel móvese inmediatamente á última cela, que o programa considera como o elemento final do espazo de traballo. Como podes ver, no noso caso particular, esta é a liña 913383. Dado que a táboa realmente ocupa só as seis primeiras liñas, pódese afirmar que as liñas 913377 son, de feito, unha carga inútil, que non só aumenta o tamaño do ficheiro, senón porque O recálculo constante de toda a gama do programa ao realizar calquera acción leva a unha desaceleración no traballo do documento.
Por suposto, en realidade, un intervalo tan grande entre o intervalo de traballo real e o que Excel leva é bastante raro, e tomamos un número tan grande de liñas para claridade. Aínda que ás veces hai incluso casos nos que toda a área dunha folla é considerada unha área de traballo.
- Para solucionar este problema, cómpre eliminar todas as liñas, empezando polo primeiro baleiro e ata o final da folla. Para facelo, selecciona a primeira cela que está situada debaixo da táboa e escribe a combinación de teclas Ctrl + Maiús + Frecha cara a abaixo.
- Como podes ver, despois disto seleccionáronse todos os elementos da primeira columna, a partir da cela especificada e ata o final da táboa. A continuación, faga clic co contido co botón dereito do rato. No menú de contexto aberto, seleccione o elemento "Eliminar".
Moitos usuarios tentan eliminar premendo no botón. Eliminar no teclado, pero isto non é correcto. Esta acción borra o contido das celas, pero non as elimina por si mesmas. Polo tanto, no noso caso non axudará.
- Despois de escoller o elemento "Eliminar ..." No menú contextual, ábrese unha xanela de eliminación de celas pequenas. Poñemos o cambio na posición "Cadea" e prema no botón "OK".
- Elimináronse todas as liñas do intervalo seleccionado. Asegúrese de gardar o libro premendo na icona do disquete na esquina superior esquerda da xanela.
- Agora imos ver como nos axudou. Seleccione calquera cela na táboa e escriba o atallo Ctrl + Fin. Como verás, Excel seleccionou a última cela da táboa, o que significa que agora é o último elemento do espazo de traballo da folla.
- Agora pasamos á sección "Detalles" pestanas "Ficheiro"para saber canto se reduciu o peso do noso documento. Como podes ver, agora é de 32,5 KB. Lembre que antes do procedemento de optimización, o seu tamaño era de 56,5 KB. Así, reduciuse máis de 1,7 veces. Pero neste caso, o principal logro non é nin unha redución do peso do ficheiro, senón o feito de que agora o programa está exento de contar o rango practicamente inutilizado, o que aumentará significativamente a velocidade do procesamento do documento.
Se o libro contén varias follas coas que traballas, cómpre realizar un procedemento similar con cada un deles. Isto reducirase aínda máis o tamaño do documento.
Método 2: elimina o formato redundante
Outro factor importante que fai que un documento de Excel sexa máis pesado é o formato redundante. Isto pode incluír o uso de diferentes tipos de fontes, bordos, formatos numéricos, pero en primeiro lugar refírese ao recheo de celas con cores diferentes. Entón, antes de formatar o ficheiro, cómpre pensar dúas veces, e se merece a pena facelo ou sen este procedemento, pode facelo facilmente.
Isto é especialmente certo nos libros que conteñen unha gran cantidade de información, que xa teñen un tamaño considerable. Engadir un formato a un libro pode aumentar o seu peso incluso varias veces. Polo tanto, é necesario elixir o "medio dorado" entre a visibilidade da información presentada no documento e o tamaño do ficheiro, para aplicar o formato só se é realmente necesario.
Outro factor relacionado co formato, a ponderación é que algúns usuarios prefiren formatar as celas "cunha marxe". É dicir, formatan non só a mesma táboa, senón tamén o intervalo que está baixo ela, ás veces ata o final da folla, coa esperanza de que cando as novas filas sexan engadidas á táboa, non será necesario formatalas de novo cada vez.
Pero non se sabe exactamente cando se engadirán novas liñas e cantas se engadirán, e con ese formato preliminar fará o ficheiro aínda agora, o que tamén terá un efecto negativo na velocidade do traballo con este documento. Polo tanto, se aplicaches o formato a celas baleiras que non están incluídas na táboa, debes eliminalo definitivamente.
- Primeiro de todo, ten que seleccionar todas as celas situadas debaixo do intervalo cos datos. Para facer isto, fai clic no número da primeira liña baleira no panel de coordenadas vertical. Resalta toda a liña. Despois usa a combinación de teclas de acceso que xa sabemos. Ctrl + Maiús + Frecha cara a abaixo.
- Despois disto resáltase todo o rango de filas por baixo da parte da táboa chea de datos. Estar na pestana "Fogar" faga clic na icona "Borrar"que se atopa na cinta do bloque de ferramentas Edición. Ábrese un pequeno menú. Escolle unha posición nel "Borrar formatos".
- Despois desta acción en todas as celas do intervalo seleccionado, eliminarase o formato.
- Do mesmo xeito, pode eliminar o formato innecesario da táboa. Para facelo, seleccionamos células individuais ou un intervalo no que consideramos que o formato é mínimamente útil, faga clic no botón. "Borrar" Na cinta e na lista, seleccione o elemento "Borrar formatos".
- Como podes ver, o formato no intervalo seleccionado da táboa eliminouse completamente.
- Despois diso, devolveremos a este rango algúns elementos de formato que consideramos apropiados: fronteiras, formatos numéricos, etc.
Os pasos anteriores axudarán a reducir significativamente o tamaño do libro de Excel e acelerar o traballo nel. Pero é mellor usar inicialmente o formato só cando é realmente apropiado e necesario, que gastar tempo en optimizar o documento.
Lección: formatado de táboas de Excel
Método 3: eliminar ligazóns
Nalgúns documentos, un número moi grande de enlaces, desde onde se tiran os valores. Isto tamén pode diminuír seriamente a velocidade de traballo nelas. Os enlaces externos a outros libros inflúen especialmente neste aspecto, aínda que os enlaces internos tamén teñen un efecto negativo na velocidade. Se a fonte da que a ligazón leva a información non se actualiza constantemente, é dicir, ten sentido substituír os enderezos de referencia nas celas con valores normais. Isto pode aumentar a velocidade do traballo co documento. Podes ver se a ligazón ou o valor está nunha cela específica; podes atopar na barra de fórmulas despois de seleccionar o elemento.
- Seleccione a área que contén as ligazóns. Estar na pestana "Fogar", fai clic no botón "Copiar" que se atopa na cinta do grupo de opcións "Portapapeis".
Alternativamente, despois de seleccionar o intervalo, pode usar unha combinación de teclas de acceso rápido. Ctrl + C.
- Despois de copiar os datos, non elimine a selección da área, pero faga clic co botón dereito do rato. Iníciase o menú de contexto. Nel no bloque "Opcións de inserción" ten que premer na icona "Valores". Parece un pictograma coas figuras mostradas.
- Despois diso, todos os enlaces da área seleccionada substituiranse por valores estatísticos.
Pero debemos lembrar que esta opción de optimizar un libro de Excel non sempre é aceptable. Pódese usar só cando os datos da fonte orixinal non son dinámicos, é dicir, non cambian co tempo.
Método 4: cambios de formato
Outro xeito de reducir significativamente o tamaño do ficheiro é cambiar o seu formato. Este método probablemente axuda máis que todos os outros a comprimir un libro, aínda que as opcións presentadas anteriormente tamén deben usarse en combinación.
En Excel, hai varios formatos de ficheiro "nativos": xls, xlsx, xlsm, xlsb. O formato xls foi a extensión base da versión do programa de Excel 2003 e anteriores. Xa está desactualizado, pero, con todo, moitos usuarios seguen a aplicarse. Ademais, hai casos nos que hai que volver traballar con arquivos antigos que foron creados hai moitos anos, mesmo nos tempos de falta de formatos modernos. Sen mencionar o feito de que moitos programas de terceiros que non saben manexar versións posteriores de documentos de Excel funcionan con libros con esta extensión.
Debe terse en conta que o libro coa extensión xls ten un tamaño moito maior que o seu analóxico moderno do formato xlsx, que Excel emprega actualmente como o principal. Primeiro de todo, isto é debido a que os arquivos xlsx, de feito, son arquivos comprimidos. Polo tanto, se usa a extensión xls, pero desexa reducir o peso do libro, isto pódese facer simplemente gardándoo no formato xlsx.
- Para converter un documento desde o formato xls ao formato xlsx, vai á pestana "Ficheiro".
- Na ventá que se abre, preste atención inmediatamente á sección "Detalles"onde se indica que actualmente o peso do documento é de 40 Kb. A continuación, fai clic no nome "Gardar como ...".
- Ábrese unha ventá. Se o desexas, podes acceder a un novo directorio nel, pero para a maioría dos usuarios é máis cómodo gardar o novo documento no mesmo lugar que a fonte. Se o desexa, pódese cambiar o nome do libro no campo "Nome do ficheiro", aínda que non necesariamente. O máis importante neste procedemento é poñer no campo "Tipo de ficheiro" significado "Libro de traballo de Excel (.xlsx)". Despois diso, podes premer o botón "OK" na parte inferior da xanela.
- Despois de facer o aforro, vaia á sección "Detalles" pestanas "Ficheiro", para ver canto peso se reduce. Como podes ver, agora é 13,5 KB contra 40 KB antes do procedemento de conversión. É dicir, só unha preservación en formato moderno permitiu comprimir o libro case tres veces.
Ademais, en Excel hai outro formato xlsb moderno ou un libro binario. Nel, o documento almacénase en codificación binaria. Estes arquivos pesan menos que os libros xlsx. Ademais, o idioma no que se escriben é o máis próximo a Excel. Polo tanto, funciona con devanditos libros máis rápido que con calquera outra extensión. Ao mesmo tempo, o libro do formato especificado en termos de funcionalidade e a posibilidade de utilizar varias ferramentas (formato, funcións, gráficos, etc.) non é inferior ao formato xlsx e supera o formato xls.
A principal razón pola que xlsb non se converteu no formato por defecto en Excel é que os programas de terceiros non funcionan con ela. Por exemplo, se precisa exportar información de Excel ao programa 1C, isto pódese facer con documentos xlsx ou xls, pero non con xlsb. Pero, se non planeas transferir datos a ningún programa de terceiros, pode gardar o documento con seguridade no formato xlsb. Isto permitiralle reducir o tamaño do documento e aumentar a velocidade do traballo nel.
O procedemento para gardar un ficheiro na extensión xlsb é similar ao que fixemos para a extensión xlsx. Na pestana "Ficheiro" faga clic no elemento "Gardar como ...". Na ventá de gardada aberta no campo "Tipo de ficheiro" ten que escoller unha opción "Libro binario de Excel (* .xlsb)". A continuación, faga clic no botón. "Gardar".
Vemos o peso do documento na sección. "Detalles". Como podes ver, diminuíu aínda máis e agora é de só 11,6 KB.
Resumindo, podemos dicir que se está a traballar cun arquivo nun formato, o xeito máis eficaz de reducir o seu tamaño é gardar de novo en formatos xlsx ou xlsb modernos. Se xa está a usar estas extensións de ficheiros, entón para reducir o seu peso, debería configurar correctamente o espazo de traballo, eliminar formatado redundante e enlaces innecesarios. Obterás o maior rendemento se fas todas estas accións nun complexo e non te limites a só unha opción.
