O formato PDF é un dos formatos de documento máis populares para ler e imprimir. Tamén pode usarse como fonte de información sen a posibilidade de editar. Polo tanto, a pregunta real é a conversión de ficheiros doutros formatos en PDF. Imos descubrir como traducir a ben coñecida folla de cálculo Excel a PDF.
Conversión de Excel
Se antes para converter Excel a PDF, tiña que xogar con programas de terceiros, servizos e complementos, a partir da versión de 2010 pode realizar o proceso de conversión directamente en Microsoft Excel.
Primeiro de todo, selecciona a área das celas na folla que imos converter. Despois, diríxase ao separador "Ficheiro".
Fai clic en "Gardar como".
Ábrese a ventá do ficheiro de gardado Debe indicar o cartafol no seu disco duro ou soporte extraíble onde se gardará o ficheiro. Se o desexas, podes cambiar o nome do ficheiro. Despois, abra o parámetro "Tipo de ficheiro" e, dende a enorme lista de formatos, seleccione PDF.
Despois disto abren parámetros adicionais de optimización. Ao colocar o interruptor na posición desexada, pode escoller unha das dúas opcións: "Tamaño estándar" ou "Mínimo". Ademais, marcando a caixa situada ao lado de "Abrir o ficheiro despois da publicación", asegúrese de que inmediatamente despois do proceso de conversión, o ficheiro se inicie automaticamente.
Para configurar algúns outros axustes, ten que premer no botón "Opcións".
Despois abre a ventá de parámetros. Pódese definir específicamente, que parte do ficheiro que vai converter, conectar as propiedades dos documentos e as etiquetas. Pero, na maioría dos casos, non precisa cambiar esta configuración.
Cando se realizan todas as configuracións de gardada, faga clic no botón "Gardar".
O ficheiro convértese en PDF. En linguaxe profesional, o proceso de conversión a este formato chámase publicación.
Despois de completar a conversión, pode facer o ficheiro terminado igual que con calquera outro documento PDF. Se especificou a necesidade de abrir o ficheiro despois de publicar na configuración de gardar, iniciarase automaticamente no visor de PDF, que se instala por defecto.
Usando complementos
Pero, desgraciadamente, nas versións de Microsoft Excel antes do 2010 non hai ningunha ferramenta integrada para converter Excel a PDF. Que facer aos usuarios con versións antigas do programa?
Para iso, en Excel, pode instalar un complemento especial para a conversión, que actúa como complementos nos navegadores. Moitos programas en PDF ofrecen a instalación de complementos personalizados en aplicacións de Microsoft Office. Un destes programas é Foxit PDF.
Despois de instalar este programa, aparece un separador chamado "Foxit PDF" no menú de Microsoft Excel. Para converter o ficheiro necesitas abrir o documento e ir a este separador.
A continuación, debes facer clic no botón "Crear PDF", situado na cinta.
Ábrese unha ventá na que, mediante o cambio, ten que seleccionar un dos tres modos de conversión:
- Todo un libro (conversión completa de libros);
- Selección (conversión do intervalo de celas seleccionado);
- Folla (s) (conversión de follas seleccionadas).
Despois de facer a elección do modo de conversión, prema no botón "Converter a PDF" ("Converter en PDF").
Ábrese unha ventá na que ten que seleccionar un directorio do disco duro ou un soporte extraíble onde se colocará o ficheiro PDF finalizado. Despois, faga clic no botón "Gardar".
O documento de Excel está a ser convertido en PDF.
Programas de terceiros
Agora, imos descubrir se hai un xeito de converter un ficheiro de Excel en PDF, se Microsoft Office non está instalado no ordenador? Neste caso, poden rescatarse aplicacións de terceiros. A maioría deles traballa co principio dunha impresora virtual, é dicir, envía un ficheiro Excel para imprimir e non a unha impresora física, senón a un documento PDF.
Un dos programas máis sinxelos e cómodos para o proceso de conversión de ficheiros nesta dirección é o conversor de FoxPDF Excel to PDF. A pesar de que a interfaz deste programa está en inglés, todas as súas accións son moi sinxelas e intuitivas. As seguintes instrucións axudarán a facer o traballo na aplicación aínda máis sinxelo.
Despois de instalar FoxPDF Excel to PDF Converter, execute este programa. Fai clic no botón máis á esquerda da barra de ferramentas "Engadir ficheiros de Excel" ("Engadir ficheiros de Excel").
Despois, ábrese unha ventá onde ten que atopar os ficheiros de Excel que desexa converter no seu disco duro ou no seu soporte. A diferenza dos métodos de conversión anteriores, esta opción é boa porque permite engadir varios ficheiros ao mesmo tempo e así realizar a conversión por lotes. Entón, selecciona os ficheiros e fai clic no botón "Abrir".
Como podes ver, despois disto, o nome destes ficheiros aparece na ventá principal do programa FoxPDF Excel to PDF Converter. Ten en conta que hai agudos xunto aos nomes dos ficheiros preparados para a conversión. Se a marca de verificación non está definida, despois de iniciar o procedemento de conversión, o ficheiro coa marca de verificación eliminada non se converterá.
Por omisión, os ficheiros convertidos gárdanse nun cartafol especial. Se queres gardalos noutro lugar, fai clic no botón á dereita do campo co enderezo da gardada e selecciona o directorio desexado.
Cando se realizan todos os axustes, pode iniciar o proceso de conversión. Para facelo, fai clic no botón grande co logotipo PDF na esquina inferior dereita da ventá do programa.
Despois realizarase a conversión e pode empregar os ficheiros acabados por conta propia.
Conversión mediante servizos en liña
Se non converte ficheiros Excel en PDF moi a miúdo e para este procedemento non quere instalar software adicional no seu computador, pode utilizar os servizos de servizos en liña especializados. Vexamos como converter Excel a PDF empregando o exemplo do popular servizo SmallPDF.
Despois de ir á páxina principal deste sitio, faga clic no elemento do menú "Excel to PDF".
Despois de acertar na sección correcta, basta con arrastrar o ficheiro de Excel da xanela aberta do Explorador de Windows á ventá do navegador no campo apropiado.
Podes engadir un ficheiro doutro xeito. Fai clic no botón "Seleccionar ficheiro" do servizo e na ventá que se abre, selecciona o ficheiro ou grupo de ficheiros que queremos converter.
Despois comeza o proceso de conversión. Na maioría dos casos, non leva moito tempo.
Unha vez completada a conversión, o único que tes que facer é descargar o ficheiro PDF finalizado no teu ordenador premendo no botón "Descargar ficheiro".
Na esmagadora maioría dos servizos en liña, a conversión segue o mesmo algoritmo:
Como podes ver, hai catro opcións para converter un ficheiro de Excel en PDF. Cada un deles ten as súas vantaxes e desvantaxes. Por exemplo, usando utilidades especializadas, pode realizar a conversión de ficheiros por lotes, pero para iso necesita instalar software adicional e para converter en liña, debe ter unha conexión a Internet. Polo tanto, cada usuario decide por si mesmo como usar, tendo en conta as súas capacidades e necesidades.
