Elimina espazos extra en Microsoft Excel

Os espazos extra no texto non colorean ningún documento. Especialmente non necesitan estar permitidos nas táboas que se proporcionan á administración ou ao público. Pero aínda que vaias usar os datos só para fins persoais, os espazos extra contribúen a un aumento do tamaño do documento, o cal é un factor negativo. Ademais, a presenza de tales elementos innecesarios dificulta a busca no ficheiro, o uso de filtros, o uso de clasificación e outras ferramentas. Descubrimos como pode atopalos rapidamente e eliminalos.

Lección: Elimina espazos grandes en Microsoft Word

Tecnoloxía de eliminación de brecha

De inmediato debo dicir que os espazos en Excel poden ser de diferentes tipos. Poden ser espazos entre palabras, un espazo no inicio dun valor e ao final, separadores entre díxitos de expresións numéricas, etc. En consecuencia, o algoritmo para a súa eliminación nestes casos é diferente.

Método 1: Utilice a ferramenta Substituír

A ferramenta fai un bo traballo para substituír os espazos dobres entre palabras por unas en Excel "Substitúe".

1. Estar na pestana "Fogar", fai clic no botón "Buscar e resaltar"que se atopa no bloque de ferramentas Edición na cinta. Na lista despregable, seleccione o elemento "Substitúe". Tamén pode, en lugar das accións anteriores, escribir o atallo de teclado Ctrl + H.



2. En calquera das opcións, ábrese unha ventá "Buscar e substituír" na pestana "Substitúe". No campo "Buscar" defina o cursor e fai dobre clic no botón Barra de espazo no teclado. No campo "Substitúe por" inserir un espazo. A continuación, faga clic no botón "Substituír todo".



3. O programa substitúe o dobre espazo cun único. Despois aparece unha ventá cun informe sobre o traballo feito. Pulsamos o botón "OK".



4. Despois aparece de novo a ventá. "Buscar e substituír". Realizamos nesta fiestra exactamente as mesmas accións descritas no segundo parágrafo desta instrución ata que apareza unha mensaxe que indica que non se atoparon os datos desexados.

Así, eliminamos os espazos dobres adicionais entre as palabras do documento.

Lección: Substitución de caracteres de Excel

Método 2: elimina espazos entre díxitos

Nalgúns casos, os espazos establécense entre números en números. Este non é un erro, só para a percepción visual de grandes números só este tipo de escritura é máis cómodo. Pero, con todo, isto está lonxe de ser sempre aceptable. Por exemplo, se unha cela non está formateada como formato numérico, a adición dun separador pode afectar negativamente a corrección dos cálculos nas fórmulas. Polo tanto, o problema de eliminar eses separadores faise urxente. Esta tarefa pódese conseguir usando a mesma ferramenta. "Buscar e substituír".

1. Seleccione a columna ou o intervalo no que desexa eliminar os delimitadores entre os números. Este momento é moi importante, porque se o intervalo non está seleccionado, a ferramenta eliminará todos os espazos do documento, incluíndo entre palabras, é dicir, onde son realmente necesarios. Ademais, como antes, fai clic no botón "Buscar e resaltar" no bloque de ferramentas Edición na cinta da pestana "Fogar". No menú adicional, seleccione o elemento "Substitúe".



2. A xanela comeza de novo. "Buscar e substituír" na pestana "Substitúe". Pero esta vez agregaremos valores lixeiramente diferentes aos campos. No campo "Buscar" establecer un espazo e un campo "Substitúe por" deixámonos en xeral baleiros. Para asegurarse de que non hai espazos neste campo, configure o cursor sobre el e manteña premido o botón de retroceso (en forma de frecha) no teclado. Manteña o botón ata que o cursor toque a marxe esquerda do campo. Despois, faga clic no botón "Substituír todo".



3. O programa realizará a operación de eliminar espazos entre díxitos. Como no método anterior, para asegurarse de que a tarefa está completamente rematada, realizamos unha busca repetida ata que apareza a mensaxe de que non se atopa o valor desexado.

Eliminaranse as divisións entre os díxitos e calcularanse correctamente as fórmulas.

Método 3: elimine separadores entre díxitos formateando

Pero hai situacións nas que ves claramente que nunha folla os díxitos están separados por números por espazos, ea busca non dá resultados. Isto suxire que neste caso a separación fíxose formateando. Esta opción do espazo non afecta á corrección da visualización das fórmulas, pero ao mesmo tempo, algúns usuarios creen que sen ela a táboa quedará mellor. Vexamos como eliminar esta opción de separación.

Dado que os espazos foron feitos empregando ferramentas de formato, só se poden eliminar as mesmas ferramentas.

1. Seleccione o intervalo de números con separadores. Fai clic na selección co botón dereito do rato. No menú que aparece, seleccione o elemento "Formata as celas ...".



2. Iníciase a xanela de formato. Vaia á pestana "Número", no caso de que a apertura tivese lugar noutros lugares. Se a separación foi definida mediante o formato, entón no bloque de parámetros "Formatos de número" hai que instalar a opción "Numérico". Na parte dereita da xanela hai a configuración exacta deste formato. Preto do punto "Separador de grupo de filas ()" só tes que desmarcala. Entón, para que os cambios entren en vigor, faga clic no botón "OK".



3. A ventá de formatado pecha e eliminarase a separación entre os díxitos dos números do intervalo seleccionado.

Lección: Formato de táboa de Excel

Método 4: Elimina os espazos coa función

Ferramenta "Buscar e substituír" Ideal para eliminar espazos extra entre caracteres. Pero que pasa se precisan ser eliminados no inicio ou ao final dunha expresión? Neste caso, a función vén do grupo de texto de operadores. CORTE.

Esta función elimina todos os espazos do texto do intervalo seleccionado, agás espazos individuais entre palabras. É dicir, é capaz de resolver o problema con espazos no inicio da palabra na cela, ao final da palabra e tamén para eliminar espazos dobres.

A sintaxe deste operador é bastante sinxela e ten só un argumento:

= TRIMS (texto)

Como argumento "Texto" pode actuar como unha expresión de texto en si, ou como referencia á cela onde está contido. Para o noso caso, só se considerará a última opción.

1. Seleccione a cela situada paralela á columna ou á fila onde se deben eliminar os espazos. Fai clic no botón "Inserir función"situado á esquerda da barra de fórmulas.



2. Comeza o Asistente de funcións. Na categoría "Lista alfabética completa" ou "Texto" buscando un elemento "SZHPROBELY". Selecciona e fai clic no botón. "OK".



3. Ábrese a ventá de argumento de función. Desafortunadamente, esta función non proporciona o uso de todo o rango que necesitamos como argumento. Polo tanto, definimos o cursor no campo do argumento e logo seleccione a primeira cela do intervalo co que traballamos. Despois de mostrar o enderezo da cela no campo, faga clic no botón "OK".



4. Como podes ver, os contidos da cela móstranse na área na que se atopa a función, pero sen espazos extra. Eliminamos os espazos para só un elemento de rango. Para eliminalas noutras celas, cómpre realizar accións similares con outras células. Por suposto, é posible realizar unha operación separada con cada cela, pero isto pode levar moito tempo, especialmente se o intervalo é grande. Hai un xeito de acelerar significativamente o proceso. Sitúe o cursor no canto inferior dereito da cela, que xa contén a fórmula. O cursor transfórmase nunha pequena cruz. Chámase o marcador de recheo. Manteña o botón esquerdo do rato e arrastre o mango de enchemento paralelo ao intervalo no que desexa eliminar os espazos.



5. Como podes ver, despois destas accións fórmase un novo rango cheo no que se atopa todo o contido da área de orixe, pero sen espazos extra. Agora enfrontamos a tarefa de substituír os valores de intervalo orixinal cos datos convertidos. Se realizamos unha copia sinxela, copiarase a fórmula, o que significa que a inserción producirase incorrectamente. Polo tanto, só necesitamos facer unha copia dos valores.

   Seleccione o intervalo cos valores convertidos. Pulsamos o botón "Copiar"situado na cinta da pestana "Fogar" nun grupo de ferramentas "Portapapeis". Como alternativa, pode escribir un atallo despois da selección Ctrl + C.



6. Seleccione o intervalo de datos orixinal. Fai clic na selección co botón dereito do rato. No menú de contexto do bloque "Opcións de inserción" elixe un elemento "Valores". Descríbese como un pictograma cadrado con números dentro.



7. Como podes ver, despois das accións anteriores, os valores con espazos extra foron substituídos con datos idénticos sen eles. É dicir, a tarefa está completa. Agora pode eliminar a área de tránsito que se usou para a transformación. Seleccione o intervalo de celas que conteñen a fórmula CORTE. Facemos clic co botón dereito do rato. No menú activado, selecciona o elemento "Borrar contido".



8. Despois diso, eliminaranse as follas de datos extra. Se hai outros intervalos na táboa que conteñen espazos extra, entón debes tratar con eles usando o mesmo algoritmo que o descrito anteriormente.

Lección: Asistente de funcións de Excel

Lección: Como facer o autocomplete en Excel

Como podes ver, hai moitas formas de eliminar rapidamente espazos extra en Excel. Pero todas estas opcións son implementadas con só dúas ferramentas: Windows "Buscar e substituír" e operador CORTE. Nun caso separado, tamén pode usar o formato. Non hai unha maneira universal que sexa máis cómodo de usar en todas as situacións. Nalgún caso, será óptimo usar unha opción e, no segundo, outra, etc. Por exemplo, eliminar probablemente un espazo dobre entre palabras sexa feita por unha ferramenta. "Buscar e substituír", pero só a función pode eliminar correctamente os espazos ao comezo e ao final da cela CORTE. Polo tanto, o usuario debe tomar unha decisión sobre a aplicación dun método particular de forma independente, tendo en conta a situación.

Mira o vídeo: Insertar y eliminar filas o columnas en Excel 2007 (Novembro 2024).