Cando se traballa con táboas, a miúdo hai casos nos que, ademais dos totais xerais, é necesario modificalo. Por exemplo, na táboa de vendas de bens do mes, na que cada liña individual indica o importe dos ingresos procedentes da venda dun determinado tipo de produto por día, pode engadir subtotais diarios á venda de todos os produtos e ao final da táboa especifique o valor dos ingresos mensuais totais para a empresa. Descubrimos como facer subtotais en Microsoft Excel.
Condicións para usar a función
Pero, desgraciadamente, non todas as táboas e conxuntos de datos son adecuados para aplicarlles a función subtotal. As principais condicións inclúen o seguinte:
- a táboa debe ter o formato dunha área de cela normal;
- O título da táboa debería consistir nunha liña e colocarse na primeira liña da folla;
- A táboa non debe conter filas con datos en branco.
Crea subtotais
Para crear subtotais, vaia ao separador "Datos" en Excel. Selecciona calquera cela na táboa. Despois diso, fai clic no botón "Subtotal", que se atopa na cinta do bloque de ferramentas "Estrutura".
A continuación, ábrese unha ventá na que desexa configurar a resta dos subtotais. Neste exemplo, necesitamos ver os ingresos totais de todos os bens para cada día. O valor da data está situado na columna do mesmo nome. Polo tanto, no campo "Con cada cambio de" seleccione a columna "Data".
No campo "Operación" escolle o valor "Cantidade", xa que necesitamos coincidir exactamente co importe por día. Ademais da cantidade, están dispoñibles moitas outras operacións, entre as que se atopan:
- cantidade;
- máximo;
- mínimo;
- o traballo.
Xa que os valores de ingresos aparecen na columna "Cantidade de ingresos, rublos". Entón, no campo "Engadir totais por", seleccióneo da lista de columnas desta táboa.
Ademais, cómpre marcar unha marca, se non está definida, xunto ao parámetro "Substituír os totais actuais". Isto permitirá, ao recalcular unha táboa, se está a realizar o procedemento para calcular subtotais con ela por primeira vez, non duplicar o rexistro dos mesmos totais moitas veces.
Se marca a casilla "Fin de páxina entre grupos", ao imprimir, cada bloque da táboa con totais intermedios imprimirase nunha páxina separada.
Se marcas a caixa xunto ao valor "Totales baixo os datos", os subtotais estableceranse baixo un bloque de liñas cuxa suma nelas será calculada. Se desmarques esta caixa, os resultados aparecerán por riba das liñas. Pero xa é o usuario quen determina o cómodo que é. Para a maioría dos individuos, é máis cómodo colocar os totais baixo as filas.
Despois de completar todos os parámetros de subtotal, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, apareceron subtotais na nosa táboa. Ademais, todos os grupos de liñas, unidos por un resultado intermedio, pódense minimizar simplemente premendo no signo menos á esquerda da táboa, fronte a un grupo específico.
Así, é posible contraer todas as filas dunha táboa, deixando visibles só os totais intermedios e grandes.
Debe ter en conta que ao cambiar os datos nas filas da táboa, o subtotal será recalculado automaticamente.
Fórmula "INTERIM. RESULTADOS"
Ademais, é posible mostrar subtotais non a través dun botón da cinta, senón aproveitar a capacidade de chamar unha función especial a través do botón Inserir función. Para facelo, primeiro prema na cela onde se amosan os subtotais, faga clic no botón especificado, situado á esquerda da barra de fórmulas.
Ábrese o asistente de funcións. Entre a lista de funcións está a buscar o ítem "INTERIM. RESULTADOS". Selecciona e fai clic no botón "Aceptar".
Ábrese unha ventá na que precisa introducir os argumentos da función. Na liña "Número de función" hai que introducir o número dunha das once variantes de procesamento de datos, a saber:
- media aritmética;
- número de celas;
- o número de celas enchidas;
- o valor máximo na matriz de datos seleccionada;
- valor mínimo;
- xeración de datos en celas;
- desviación estándar da mostra;
- desviación estándar da poboación total;
- cantidade;
- varianza na mostra;
- dispersión na poboación xeral.
Entón, introducimos no campo o número de acción que queremos aplicar nun caso particular.
Na columna "Enlace 1" ten que especificar unha ligazón á matriz de celas para a que desexa establecer valores intermedios. Permítense ata catro matrices separadas. Ao engadir coordenadas a un intervalo de celas, aparece inmediatamente unha ventá para que poida engadir o seguinte intervalo.
Como non é conveniente introducir o intervalo manualmente en todos os casos, pode premer o botón situado á dereita do formulario de entrada.
Neste caso, minimizarase a ventá de argumento de función. Agora pode simplemente seleccionar a matriz de datos desexada co cursor. Despois de entrar automaticamente no formulario, faga clic no botón situado á dereita dela.
A fiestra de argumento de función ábrese de novo. Se necesitas engadir un ou máis arrays de datos, engade o mesmo algoritmo descrito anteriormente. No caso contrario, faga clic no botón "Aceptar".
Despois diso, os subtotais do intervalo de datos seleccionado formaranse na cela na que se atopa a fórmula.
A sintaxe desta función é a seguinte: "INTERMEDIATE.RATINGS (número_función; direccións de matriz_adress). No noso caso particular, a fórmula terá o seguinte aspecto:" INTERMEDIATE.REDUCTION (9; C2: C6) ". Esta función, usando esta sintaxe, pode introducirse en celas. e manualmente, sen chamar ao Master of Functions. Só ten que lembrar que coloque o signo "=" diante da fórmula na cela.
Como podes ver, hai dúas formas principais de formar subtotais: a través dun botón na cinta e a través dunha fórmula especial. Ademais, o usuario debe determinar o valor que se mostrará como resultado: suma, mínimo, medio, valor máximo, etc.
