No paquete de Microsoft Office, hai un programa especial para crear unha base de datos e traballar con eles: acceso. Non obstante, moitos usuarios prefiren empregar para iso unha aplicación máis familiar para eles: Excel. Nótese que este programa ten todas as ferramentas para crear unha base de datos completa (DB). Imos descubrir como facelo.
Proceso de creación
A base de datos de Excel é un conxunto de información estructurado distribuído en columnas e filas dunha folla.
Segundo unha terminoloxía especial, as cadeas de bases de datos levan o nome "rexistros". Cada entrada contén información sobre un obxecto individual.
As columnas son chamadas "campos". Cada campo contén un parámetro separado para todos os rexistros.
É dicir, o marco de calquera base de datos en Excel é unha táboa normal.
Creación de táboas
En primeiro lugar, necesitamos crear unha táboa.
- Introduza as cabeceiras dos campos (columnas) da base de datos.
- Cubrimos o nome dos rexistros da base de datos (liñas).
- Procedemos a encher a base de datos.
- Despois de encher a base de datos, formataremos a información nela á nosa discreción (fonte, bordos, enchemento, selección, posición do texto en relación á cela, etc.).
Isto completa a creación do marco da base de datos.
Lección: Como facer unha folla de cálculo en Excel
Asignar atributos de base de datos
Para que Excel perciba a táboa non só como un rango de celas, é dicir como unha base de datos, necesita asignar os atributos apropiados.
- Vaia á pestana "Datos".
- Selecciona todo o rango da táboa. Fai clic co botón dereito do rato. No menú de contexto, faga clic no botón "Asignar un nome ...".
- No gráfico "Nome" especifique o nome que queremos chamar a base de datos. Un requisito previo é que o nome comece por unha letra e non haxa espazos. No gráfico "Intervalo" Pode cambiar o enderezo da área da táboa, pero se o seleccionou correctamente, non precisa cambiar nada aquí. Opcionalmente, pode especificar unha nota nun campo separado, pero este parámetro é opcional. Despois de facer todos os cambios, faga clic no botón. "OK".
- Fai clic no botón "Gardar" na parte superior da xanela ou escriba o atallo de teclado Ctrl + S, para gardar a base de datos nun disco duro ou nun soporte extraíble conectado a un PC.
Podemos dicir que despois diso xa temos unha base de datos xa feita. É posible traballar con el mesmo nun estado tal e como se presenta agora, pero cortaranse moitas oportunidades. A continuación explicamos como facer a base de datos máis funcional.
Ordenar e filtrar
Traballar con bases de datos, en primeiro lugar, prevé a posibilidade de organizar, seleccionar e ordenar rexistros. Imos conectar estas funcións á nosa base de datos.
- Selecciona a información do campo no que imos realizar o pedido. Fai clic no botón "Ordenar" situado na cinta da pestana "Datos" no bloque de ferramentas "Ordenar e filtrar".
A clasificación pode realizarse en case calquera parámetro:
- nome alfabético;
- data;
- número, etc.
- Aparecerá a seguinte ventá preguntando se usar só a área seleccionada para ordenala ou expandila automaticamente. Seleccione a expansión automática e prema no botón. "Ordenar ...".
- Ábrese a xanela Configuración de clasificación. No campo "Ordenar por" especifique o nome do campo no que se levará a cabo.
- No campo "Ordenar" especifica exactamente como se realizará. Para unha base de datos, a mellor opción é seleccionar "Valores".
- No campo "Orde" especifique a orde na que se realizará a ordenación. Nesta xanela móstranse diferentes valores para diferentes tipos de información. Por exemplo, para os datos de texto, este será o valor "De A a Z" ou "Z a A"e para números numéricos "Ascendente" ou "Descendente".
- É importante asegurarse de que "Os meus datos conteñen cabeceiras" había unha garrapata. Se non, entón ten que poñer.
Despois de introducir todos os parámetros necesarios, prema no botón "OK".
Despois diso, a información na base de datos ordenarase segundo a configuración especificada. Neste caso, ordenamos por nomes dos empregados da empresa.
- Unha das ferramentas máis convenientes cando se traballa nunha base de datos de Excel é un filtro automático. Seleccione o intervalo completo da base de datos e no bloque de configuración "Ordenar e filtrar" faga clic no botón "Filtro".
- Como podes ver, despois disto apareceron iconas nas celas co nome dos campos en forma de triángulos invertidos. Fai clic na icona da columna cuxo valor iremos filtrar. Na ventá aberta eliminamos as marcas de verificación destes valores, os rexistros cos que queremos ocultar. Despois de facer a elección, faga clic no botón. "OK".
Como podes ver, despois diso, as liñas que conteñen os valores dos que eliminamos os signos de verificación ocultáronse da táboa.
- Para devolver todos os datos á pantalla, faga clic na icona da columna na que se realizou o filtrado e na ventá aberta, marque todas as caixas que hai diante de todos os elementos. A continuación, faga clic no botón "OK".
- Para eliminar completamente o filtrado, fai clic no botón. "Filtro" na cinta.
Lección: Ordenar e filtrar datos en Excel
Buscar
Se hai unha gran base de datos, cómpre buscar nela coa axuda dunha ferramenta especial.
- Para facelo, vai á pestana "Fogar" e na cinta do bloque de ferramentas Edición prema o botón "Buscar e resaltar".
- Ábrese unha ventá na que precisa especificar o valor desexado. Despois, faga clic no botón "Buscar seguinte" ou "Buscar todo".
- No primeiro caso, a primeira cela na que hai un valor especificado tórnase activa.
No segundo caso, ábrese toda a lista de celas que conteñen este valor.
Lección: Como facer unha busca en Excel
Áreas de fixación
Conveniente ao crear unha base de datos para fixar a cela co nome de rexistros e campos. Cando se traballa cunha base grande, isto é só un requisito previo. En caso contrario, constantemente terá que gastar tempo desprazándose pola folla para ver que fila ou columna corresponde a un valor determinado.
- Seleccione a cela, a área de arriba e á esquerda da que desexa corrixir. Situarase inmediatamente debaixo da cabeceira e á dereita dos nomes das entradas.
- Estar na pestana "Ver" faga clic no botón "Pin a área"que se atopa no grupo de ferramentas "Ventá". Na lista despregable, seleccione o valor "Pin a área".
Agora os nomes dos campos e dos rexistros estarán sempre diante dos seus ollos, por moito que percorra a folla de datos.
Lección: Como fixar a área en Excel
Lista desplegable
Para algúns campos da táboa, será óptimo organizar unha lista despregable para que os usuarios, engadindo novos rexistros, poidan especificar só certos parámetros. Isto é certo, por exemplo, para o campo "Paul". Despois de todo, pode haber só dúas opcións: home e muller.
- Crea unha lista adicional. O máis cómodo será colocar nunha outra folla. Nel especifícase a lista de valores que aparecerán na lista despregable.
- Seleccione esta lista e prema nel co botón dereito do rato. No menú que aparece, seleccione o elemento "Asignar un nome ...".
- Ábrese a xanela que xa nos é familiar. No campo apropiado, asigne o nome ao noso rango, de acordo coas condicións xa mencionadas anteriormente.
- Volvemos á folla coa base de datos. Seleccione o intervalo ao que se aplicará a lista despregable. Vaia á pestana "Datos". Pulsamos o botón "Verificación de datos"que se atopa na cinta do bloque de ferramentas "Traballar con datos".
- Ábrese a ventá de verificación de valor visible. No campo "Tipo de datos" configura o interruptor en posición "Lista". No campo "Fonte" establecer a marca "=" e inmediatamente despois, sen espazo, escriba o nome da lista despregable, que lle damos un pouco máis. Despois, faga clic no botón "OK".
Agora, cando intenta introducir datos no intervalo onde se estableceu a restricción, aparecerá unha lista na que podes escoller entre valores claramente definidos.
Se tenta escribir caracteres arbitrarios nestas celas, aparecerá unha mensaxe de erro. Terás que volver e facer unha entrada correcta.
Lección: Como facer unha lista despregable en Excel
Por suposto, Excel é inferior nas súas capacidades a programas especializados para crear bases de datos. Non obstante, ten un conxunto de ferramentas que na maioría dos casos satisfán as necesidades dos usuarios que queren crear unha base de datos. Tendo en conta que as características de Excel, en comparación con aplicacións especializadas, son coñecidas polos usuarios comúns moito mellor, entón a este respecto, o desenvolvemento de Microsoft ten incluso algunhas vantaxes.
