Antes de imprimir un documento terminado creado en calquera programa, é aconsellable ver como se verá na impresión. Despois de todo, é posible que parte del non caia na área de impresión ou se amose de xeito incorrecto. Para estes efectos, en Excel hai unha ferramenta como unha vista previa. Imos descubrir como entrar e como traballar con el.
Vexa tamén: Vista previa en MS Word
Usando previsualización
A característica principal da vista previa é que na súa fiestra o documento mostrarase do mesmo xeito que despois da impresión, incluíndo a paginación. Se o resultado que ves non satisfai ao usuario, podes editar inmediatamente o libro de Excel.
Considere traballar cunha vista previa no exemplo de Excel 2010. As versións posteriores deste programa teñen un algoritmo similar para o funcionamento desta ferramenta.
Ir á área de previsualización
Primeiro de todo, imos descubrir como entrar na área de vista previa.
- Mentres estivo na ventá do libro de traballo de Excel, vai á pestana "Ficheiro".
- A continuación, vaia á sección "Imprimir".
- Na parte dereita da xanela que se abre, haberá unha área de vista previa onde se amosa o documento na forma en que aparecerá na impresión.
Tamén pode substituír todas estas accións cunha simple combinación de teclas de acceso rápido. Ctrl + F2.
Vaia a previsualización en versións antigas do programa
Pero nas versións da aplicación anteriores en Excel 2010, pasar á sección de vista previa é algo distinto do que nas versións modernas. Vexamos brevemente o algoritmo para abrir a área de vista previa para estes casos.
Para ir á ventá de previsualización en Excel 2007, siga estes pasos:
- Fai clic no logotipo Microsoft Office na esquina superior esquerda do programa en execución.
- No menú aberto, mova o cursor ata o elemento "Imprimir".
- Abrirase unha lista adicional de accións no bloque da dereita. Nel, ten que seleccionar o elemento "Vista previa".
- Despois diso, nun separador separado abre unha ventá de previsualización. Para pechalo, preme o botón vermello grande. "Pechar a xanela de previsualización".
O algoritmo para cambiar á ventá de previsualización en Excel 2003 é aínda máis diferente do de Excel 2010 e das versións posteriores. Aínda que é máis sinxelo.
- No menú horizontal da xanela do programa aberto, faga clic no elemento "Ficheiro".
- Na lista que se abre, selecciona o elemento "Vista previa".
- Despois abrirase a xanela de previsualización.
Modos de previsualización
Na área de previsualización, pode cambiar os modos de previsualización de documentos. Isto pódese facer usando dous botóns situados no ángulo inferior dereito da xanela.
- Cando prema o botón esquerdo "Amosar campos" amósanse os campos do documento.
- Pasando o cursor sobre o campo desexado e mantendo o botón esquerdo do rato, se é necesario, pode aumentar ou diminuír os seus límites, simplemente movéndose e editando o libro para imprimir.
- Para desactivar a visualización dos campos, simplemente fai clic de novo no mesmo botón que activou a súa visualización.
- Botón do modo de previsualización á dereita - "Axustar á páxina". Despois de premer nel, a páxina adquire as dimensións na área de previsualización que terá na impresión.
- Para desactivar este modo, só tes que premer o mesmo botón.
Navegación de documentos
Se o documento consta de varias páxinas, entón de xeito predeterminado, só o primeiro deles é visible inmediatamente na xanela de previsualización. O número da páxina actual está debaixo da área de previsualización e o número total de páxinas do libro de Excel está á dereita.
- Para ver a páxina desexada na área de vista previa, ten que introducir o seu número a través do teclado e premer o botón ENTER.
- Para ir á páxina seguinte, ten que premer no triángulo, ángulo á dereita, situado á dereita da numeración de páxinas.
Para ir á páxina anterior, faga clic no triángulo dirixido cara á esquerda, que se atopa á esquerda da numeración da páxina.
- Para ver o libro no seu conxunto, pode situar o cursor na barra de desprazamento á dereita da ventá, manteña premido o botón esquerdo do rato e arrastre o cursor cara a abaixo ata ver o documento como un todo. Ademais, pode usar o botón situado a continuación. Está situado baixo a barra de desprazamento e é un triángulo dirixido cara abaixo. Cada vez que fas clic sobre esta icona co botón esquerdo do rato, a páxina cambiará a unha páxina.
- Do mesmo xeito, pode ir ao principio do documento, pero para facelo tirar a barra de desprazamento cara arriba ou facer clic na icona en forma de triángulo apuntando cara arriba, que está situado na barra de desprazamento.
- Ademais, pode navegar a páxinas específicas do documento na área de previsualización, usando as teclas de navegación do teclado:
- Frecha cara a arriba - Mova unha páxina ata o documento;
- Frecha cara a abaixo - Mova unha páxina polo documento;
- Final - mover ao final do documento;
- Inicio - Vaia ao inicio do documento.
Edición dun libro
Se durante o proceso de previsualización identificaches no documento calquera inexactitudes, erros ou que non esteas satisfeito co deseño, o libro de Excel debería editarse. Se precisa corrixir o contido do propio documento, é dicir, os datos que contén, entón ten que volver á pestana "Fogar" e faga as accións de edición necesarias.
Se só precisa cambiar a aparencia do documento por medio da impresión, isto pódese facer no bloque "Configuración" sección "Imprimir"que se atopa á esquerda da zona de vista previa. Aquí pode cambiar a orientación da páxina ou a escala, se non encaixa nunha folla impresa, axustar as marxes, dividir o documento por copias, seleccionar o tamaño do papel e realizar outras accións. Unha vez realizadas as manipulacións necesarias de edición, pode enviar o documento para imprimir.
Lección: Como imprimir unha páxina en Excel
Como podes ver, coa axuda da ferramenta de vista previa en Excel podes ver como se verá cando se imprime antes de imprimir un documento nunha impresora. Se o resultado mostrado non corresponde ao total que o usuario quere recibir, pode editar o libro e envialo para imprimir. Así, gardaranse o tempo e os consumibles para imprimir (toner, papel, etc.) en comparación con se tivese que imprimir o mesmo documento varias veces, se non pode ver como se verá na impresión de pantalla do monitor.
