Usar táboas intelixentes en Microsoft Excel

Case todos os usuarios de Excel atoparon unha situación cando, ao engadir unha nova fila ou columna a unha matriz de táboa, é necesario recalcular fórmulas e formatar este elemento para un estilo xeral. Estes problemas non existirían se, no canto da opción habitual, usamos a chamada táboa intelixente. Isto "tirará" automaticamente a todos os elementos que o usuario ten nas súas fronteiras. Despois disto, Excel comeza a percibila como parte do rango de táboas. Esta non é unha lista completa do que é útil na táboa "intelixente". Imos descubrir como crealo e as oportunidades que ofrece.

Aplicar unha táboa intelixente

Unha táboa intelixente é un tipo especial de formato, despois do cal aplícase a un intervalo de datos especificado, unha matriz de celas adquire certas propiedades. Primeiro de todo, o programa comeza a consideralo non como un rango de celas, senón como un elemento integral. Esta característica apareceu no programa, comezando por Excel 2007. Se realiza unha entrada en calquera das celas dunha fila ou columna que están preto das fronteiras, entón esta fila ou columna inclúese automaticamente neste rango de táboas.

O uso desta tecnoloxía non permite recalcular fórmulas despois de engadir liñas, se os datos deles son levados a outro rango por unha función determinada, por exemplo Vpr. Ademais, entre as vantaxes hai que destacar as tapas de fixación na parte superior da folla, así como a presenza de botóns de filtro nas cabeceiras.

Por desgraza, esta tecnoloxía ten algunhas limitacións. Por exemplo, a combinación de células non é desexable. Isto é especialmente certo para o tapón. Para ela, a unión de elementos é xeralmente inaceptable. Ademais, aínda que non desexa que se inclúa nel algún valor situado nos bordos da matriz de táboas (por exemplo, unha nota), Excel será aínda considerado como parte integrante do mesmo. Polo tanto, todas as inscricións innecesarias deben colocarse polo menos nun intervalo baleiro da matriz de táboas. Ademais, as fórmulas de matriz non funcionarán nel e o libro non se pode usar para compartir. Todos os nomes das columnas deben ser únicos, é dicir, non repetidos.

Crear unha táboa intelixente

Pero antes de describir as capacidades dunha táboa intelixente, imos descubrir como creamos.

1. Seleccione o intervalo de celas ou calquera elemento da matriz para o que queremos aplicar o formato de táboa. O feito é que aínda que seleccionamos un elemento da matriz, o programa capturará todos os elementos adxacentes durante o procedemento de formato. Polo tanto, non hai moita diferenza se selecciona todo o intervalo de destino ou só unha parte.

   Despois mover á pestana "Fogar", se estás noutra pestana de Excel. A continuación, fai clic no botón "Formato como táboa"que se coloca sobre a cinta no bloque de ferramentas "Estilos". Despois disto, ábrese unha lista cunha selección de diferentes estilos para a matriz de táboas. Pero o estilo escollido non afectará de ningunha maneira á funcionalidade, polo tanto, facer clic na variante que máis lle gusta visualmente.

   

   Hai tamén outra opción de formato. Do mesmo xeito, selecciona todo ou parte do intervalo que imos converter nunha matriz de táboas. A continuación, vaia á pestana "Inserir" e na cinta do bloque de ferramentas "Táboas" faga clic no icono grande "Táboa". Só neste caso non se inclúe a elección do estilo e instalarase por defecto.

   

   Pero a opción máis rápida é usar a tecla rápida premendo despois de seleccionar unha cela ou matriz. Ctrl + T.

2. Para calquera das opcións anteriores, ábrese unha pequena ventá. Contén o enderezo do intervalo a converter. Na esmagadora maioría dos casos, o programa determina o rango correctamente, independentemente de se seleccionou todo ou só unha cela. Pero aínda así, por si acaso, cómpre comprobar o enderezo da matriz no campo e, se non coincide coas coordenadas que precisa, cambia.

   Ademais, teña en conta que hai unha marca xunto ao parámetro "Táboa con títulos", xa que na maioría dos casos as cabeceiras do conxunto de datos orixinal xa están dispoñibles. Despois de asegurarse de que todos os parámetros están inseridos correctamente, prema no botón "OK".



3. Tras esta acción, o intervalo de datos converterase nunha táboa intelixente. Isto expresarase na adquisición dalgunhas propiedades adicionais desta matriz, así como no cambio de visualización visual, segundo o estilo seleccionado anteriormente. Falaremos das principais características que ofrecen estas propiedades.

Lección: Como facer unha folla de cálculo en Excel

Nome

Despois de que se forme a táboa "intelixente", asignaráselle automaticamente un nome. O nome predeterminado é o nome do tipo. "Táboa1", "Táboa2" e así por diante

1. Para ver o que é o nome da nosa matriz de táboas, selecciona calquera dos seus elementos e pasa á pestana "Constructor" bloqueo de separadores "Traballar con táboas". En cinta nun grupo de ferramentas "Propiedades" localizarase o campo "Nome da táboa". O seu nome encóntrase nel. No noso caso, é así "Táboa3".



2. Se o desexa, o nome pódese cambiar simplemente interrompendo o nome no campo anterior.

Agora, cando se traballa con fórmulas, para indicar unha función específica que precisa procesar todo o intervalo de táboas, en lugar das coordenadas habituais, só precisa introducir o seu nome como enderezo. Ademais, non só é conveniente, senón tamén práctico. Se usa a dirección estándar en forma de coordenadas, entón cando engade a liña na parte inferior da matriz de táboas, mesmo despois de incluírse na súa composición, a función non capta esta liña para o procesamento e terá que interromper os argumentos de novo. Se especifica, como argumento de función, un enderezo en forma de nome de intervalo de táboa, entón todas as liñas engadidas a el no futuro serán procesadas automaticamente pola función.

Estiramento

Agora imos concentrarnos en como as novas filas e columnas engádense ao rango de táboas.

1. Seleccione calquera cela na primeira liña debaixo da matriz de táboas. Fainos unha entrada aleatoria.



2. A continuación, faga clic na tecla Intro no teclado. Como podes ver, despois desta acción, a liña completa que contén o novo rexistro engadido incluír automaticamente na matriz de táboas.

Ademais, aplicouse automaticamente o mesmo formato que no resto do rango de táboas e tiráronse todas as fórmulas situadas nas columnas correspondentes.

Unha adición semellante ocorrerá se realizamos unha entrada nunha columna situada nos bordos da matriz de táboas. Tamén se incluirá na súa composición. Ademais, asignaráselle automaticamente un nome. Por defecto o nome será "Columna1", a seguinte columna engadida é "Columna2" etc. Pero, se o desexa, sempre poden renombrarse de xeito estándar.

Outra característica útil dunha táboa intelixente é que non importa cantos rexistros conteña, mesmo se baixas ao fondo, os nomes das columnas sempre estarán diante dos teus ollos. En contraste coa fixación habitual das tapas, neste caso os nomes das columnas ao baixar situaranse no lugar onde se atopa o panel de coordenadas horizontal.

Lección: Como engadir unha nova fila en Excel

Recarga automática de fórmulas

Anteriormente, vimos que ao engadir unha nova liña na súa cela da columna da matriz de táboas na que xa hai fórmulas, esta fórmula cópia automaticamente. Pero o modo de traballo cos datos que estudamos é capaz de facer máis. É suficiente encher unha cela dunha columna baleira cunha fórmula para que se copie automaticamente a todos os outros elementos desta columna.

1. Selecciona a primeira cela na columna baleira. Entramos alí calquera fórmula. Faino do xeito habitual: configure o signo na cela "="despois faga clic sobre as celas, a operación aritmética entre a que imos realizar. Entre os enderezos das celas desde o teclado poñemos o signo de acción matemática ("+", "-", "*", "/" etc.) Como podes ver, incluso a dirección das celas móstrase de xeito diferente que no caso habitual. No canto das coordenadas mostradas nos paneis horizontais e verticais en forma de números e letras latinas, neste caso os nomes das columnas no idioma no que se introducen amósanse como enderezos. Icona "@" significa que a cela está na mesma liña que a fórmula. Como resultado, no canto da fórmula, no caso habitual

   = C2 * D2

   obtemos a expresión para a táboa intelixente:

   = [@ Cantidade] * [Prezo @]



2. Agora, para mostrar o resultado na folla, faga clic na tecla Intro. Pero, como vemos, o valor do cálculo móstrase non só na primeira cela, senón tamén en todos os outros elementos da columna. É dicir, a fórmula copiouse automaticamente a outras celas, e para iso nin sequera ten que usar un marcador de enchido ou outras ferramentas de copia estándar.

Este estándar non só trata sobre fórmulas ordinarias, senón tamén sobre funcións.

Ademais, débese notar que se o usuario entra na cela de destino como fórmula as direccións dos elementos doutras columnas, mostraranse no modo normal, como en calquera outro intervalo.

Total de filas

Outra característica agradable que proporciona o modo de traballo descrito en Excel é a derivación dos totais por columnas nunha liña separada. Para iso, non ten que engadir manualmente unha liña e engadir nelas fórmulas de sumatorio, xa que as ferramentas das táboas intelixentes xa teñen os algoritmos necesarios no seu arsenal.

1. Para activar a suma, seleccione calquera elemento de táboa. Despois mover á pestana "Constructor" grupos de tabulacións "Traballar con táboas". No bloque de ferramentas "Opcións de estilo de táboa" marque o valor "Fila dos totais".

   

   Tamén pode usar unha combinación de teclas de acceso rápido para activar a liña de totais en lugar dos pasos anteriores. Ctrl + Maiús + T.

2. Despois diso, aparecerá unha liña adicional na parte inferior da matriz de táboas, que se chamará así - "Total". Como podes ver, a suma da última columna calcúlase automaticamente pola función integrada. RESULTADOS INTERIMES.



3. Pero tamén podemos calcular os valores totais doutras columnas e utilizar tipos de totais completamente diferentes. Selecciona co botón esquerdo do rato calquera cela da fila. "Total". Como podes ver, á dereita deste elemento aparece a icona en forma de triángulo. Fai clic nel. Ante nós abre unha lista de varias opcións para resumir:
   • Media;
   • Cantidade;
   • Máximo;
   • Mínimo;
   • Cantidade;
   • Desvío de compensación;
   • Cambio de dispersión.

   Eliximos a opción de axustar os resultados que consideramos necesarios.



4. Se, por exemplo, eliximos "Número de números", entón na fila de totais amósase o número de celas na columna que se enchen con números. Este valor amosarase pola mesma función. RESULTADOS INTERIMES.



5. Se non ten suficientes características estándar proporcionadas pola lista de ferramentas de resumo descritas anteriormente, faga clic no elemento "Outras funcións ..." no seu fondo.



6. Isto inicia a xanela Mestría de funciónsonde o usuario pode seleccionar calquera función de Excel que resulte útil. O resultado do seu procesamento inserirase na cela correspondente da fila. "Total".

Vexa tamén:
Asistente de funcións de Excel
Subtotais de funcións en Excel

Clasificación e filtrado

Na táboa intelixente, por defecto, cando se crea, as ferramentas útiles están conectadas automaticamente que aseguran a ordenación e filtrado dos datos.

1. Como podes ver, na cabeceira, xunto aos nomes de cada columna, xa hai iconas en forma de triángulos. É a través deles o acceso á función de filtrado. Fai clic na icona situada ao lado do nome da columna na que imos facer a manipulación. Despois de que se abra unha lista de posibles accións.



2. Se a columna contén valores de texto, entón pode aplicar a ordenación segundo o alfabeto ou na orde inversa. Para facelo, selecciona o elemento de acordo. "Ordenar de A a Z" ou "Ordenar de Z a A".

   

   Despois diso, as liñas serán organizadas na orde seleccionada.

   

   Se tenta ordenar os valores nunha columna que contén datos nun formato de data, ofrecerase unha selección de dúas opcións de clasificación. "Ordenar de antigo a novo" e "Ordenar de novo a antigo".

   

   Para o formato numérico tamén se ofrecerán dúas opcións: "Ordenar de mínimo a máximo" e "Ordenar de máximo a mínimo".



3. Para aplicar un filtro, do mesmo xeito, chamaremos o menú de clasificación e filtrado premendo na icona da columna, en relación cos datos dos que vai empregar a operación. Despois diso, na lista eliminamos as marcas de verificación a partir dos valores cuxas filas queremos ocultar. Despois de realizar as accións anteriores, non esqueza facer clic no botón. "OK" na parte inferior do menú emerxente.



4. Despois diso, só quedarán visibles as liñas, preto das que deixou as marcas nos axustes de filtrado. O resto estará oculto. Característicamente, os valores da cadea "Total" tamén cambiará. Non se terán en conta os datos das filas filtradas ao resumir e resumir outros totais.

   

   Isto é especialmente importante tendo en conta que ao aplicar a función de sumatorio estándar (SUM), non operador RESULTADOS INTERIMES, incluso os valores ocultos estarían implicados no cálculo.

Lección: Ordenar e filtrar datos en Excel

Converte a táboa en rango normal

Por suposto, moi raramente, pero ás veces aínda hai a necesidade de converter unha táboa intelixente nun intervalo de datos. Por exemplo, isto pode ocorrer se precisa aplicar unha fórmula matricial ou outra tecnoloxía que o modo de operación Excel non admite.

1. Seleccione calquera elemento da matriz de táboas. Na cinta mover á pestana "Constructor". Fai clic na icona "Converter en rango"que se atopa no bloque de ferramentas "Servizo".



2. Despois desta acción, aparecerá un cadro de diálogo preguntándolle se realmente queremos converter o formato tabular nun intervalo de datos normal? Se o usuario confía nas súas accións, faga clic no botón "Si".



3. Despois diso, unha única matriz de táboa converterase nun intervalo normal para o que serán relevantes as propiedades e regras xerais de Excel.

Como podes ver, a táboa intelixente é moito máis funcional do normal. Coa súa axuda, pode acelerar e simplificar a solución de moitas tarefas de procesamento de datos. As vantaxes de usalo inclúen a expansión automática do rango ao engadir filas e columnas, un filtro automático, enchemento automático de celas con fórmulas, unha fila de totais e outras funcións útiles.