Ao traballar con táboas, os valores mostrados nel teñen prioridade. Pero un compoñente importante tamén é o seu deseño. Algúns usuarios consideran isto como un factor secundario e non lle prestan moita atención. E en balde, porque unha táboa ben deseñada é unha condición importante para unha mellor percepción e comprensión por parte dos usuarios. A visualización de datos ten un papel particularmente importante nisto. Por exemplo, coa axuda de ferramentas de visualización pode colorear as celas das táboas en función do seu contido. Imos descubrir como facelo en Excel.
O procedemento para cambiar a cor das celas dependendo do contido
Por suposto, sempre é agradable ter unha mesa ben deseñada, na que as celas, dependendo do contido, están pintadas de diferentes cores. Pero esta característica é particularmente relevante para táboas grandes que conteñen unha serie significativa de datos. Neste caso, o recheo de cores das celas facilitará moito a orientación dos usuarios nesta enorme cantidade de información, xa que se pode dicir que xa está estructurado.
Os elementos de folla pódense tentar pintar manualmente, pero de novo, se a táboa é grande, levará un tempo significativo. Ademais, nunha serie de datos o factor humano pode desempeñar un papel e os erros faranse. Sen mencionar que a táboa pode ser dinámica e os datos nel cambian periodicamente e en grandes cantidades. Neste caso, modificar manualmente a cor en xeral tórnase irreal.
Pero hai unha saída. Para as celas que conteñen valores dinámicos (de cambio), aplícase a formatación condicional e para os datos estatísticos, pode usar a ferramenta "Buscar e substituír".
Método 1: Formato condicional
Usando o formato condicional, pode establecer límites específicos de valores nos que as celas se pintarán nunha ou outra cor. A coloración farase automaticamente. Se o valor da cela, debido a un cambio, vai máis alá dos límites, entón o elemento da folla será recolorado automaticamente.
Vexamos como funciona este método nun exemplo específico. Temos unha táboa de ingresos da empresa, na que os datos divídense mensualmente. Debemos destacar con diferentes cores os elementos nos que a cantidade de ingresos é inferior a 400000 rublos, de 400000 ata 500000 rublos e supera 500000 rublos.
- Seleccione a columna na que se atopa a información sobre os ingresos da empresa. Despois desprácese á pestana "Fogar". Fai clic no botón "Formato condicional"que se atopa na cinta do bloque de ferramentas "Estilos". Na lista que se abre, selecciona o elemento "Xestión de regras ...".
- Inicia as regras da ventá de control de formato condicional. No campo "Mostrar regras de formato para" debería estar configurado como "Fragmento actual". De xeito predeterminado, debería especificarse alí, pero por si acaso, comprobar e en caso de inconsistencia, cambie a configuración de acordo coas recomendacións anteriores. Despois debería premer o botón "Crear unha regra ...".
- Ábrese unha xanela para crear unha regra de formato. Na lista de tipos de regras, seleccione a posición "Formata só as celas que conteñen". No bloque que describe a regra no primeiro campo, o interruptor debe estar na posición "Valores". No segundo campo, configure o cambio na posición "Menos". No terceiro campo indicamos o valor, os elementos da folla que conteñen o valor inferior ao que se colorearán nunha determinada cor. No noso caso, este valor será 400000. Despois, faga clic no botón "Formato ...".
- Ábrese a xanela dun formato de celas. Mover á pestana "Encher". Seleccione a cor de recheo que desexamos, de xeito que as celas que conteñan o valor inferior a 400000. Despois, faga clic no botón "OK" na parte inferior da xanela.
- Volvemos á xanela para crear unha regra de formato e facer clic tamén no botón. "OK".
- Despois desta acción, volveremos a ser redirixido Xestor de regras de formato condicional. Como podes ver, xa se engadiu unha regra, pero hai que engadir dous máis. Polo tanto, prema de novo o botón "Crear unha regra ...".
- E de novo chegamos á ventá de creación de regras. Mover á sección "Formata só as celas que conteñen". No primeiro campo desta sección, deixe o parámetro "Valor da cela", e no segundo axuste a posición "Entre". No terceiro campo debes especificar o valor inicial do intervalo no que se formatearán os elementos da folla. No noso caso, este número 400000. No cuarto, indicamos o valor final deste rango. Será 500000. Despois faga clic no botón "Formato ...".
- Na ventá de formato volvemos á pestana. "Encher", pero esta vez estamos a elixir outra cor, logo faga clic no botón "OK".
- Despois de volver á xanela de creación de regras, fai clic no botón tamén. "OK".
- Como vemos, en Xestor de regras xa creamos dúas regras. Así, segue a crear un terceiro. Fai clic no botón "Crear unha regra".
- Na xanela de creación de regras volvemos á sección. "Formata só as celas que conteñen". No primeiro campo, deixe a opción "Valor da cela". No segundo campo, cambie a policía "Máis". No terceiro campo conducimos no número 500000. Entón, como nos casos anteriores, faga clic no botón "Formato ...".
- Na xanela "Formatar celas" mova de novo á pestana "Encher". Neste momento, escolle unha cor diferente dos dous casos anteriores. Fai un clic no botón. "OK".
- Na ventá de regras de creación, volva premer o botón. "OK".
- Abre Xestor de regras. Como podes ver, créanse as tres regras e fai clic no botón "OK".
- Agora os elementos da táboa están coloreados segundo as condicións e os límites especificados na configuración de formato condicional.
- Se cambiamos o contido dunha das celas, mentres superamos os límites dunha das regras especificadas, entón este elemento da folla cambiará automaticamente a cor.
Ademais, o formato condicional pódese usar de xeito un tanto diferente aos elementos de folla de cor.
- Para iso despois de Xestor de regras imos á xanela de creación de formato e logo permanecer na sección "Formata todas as celas en función dos seus valores". No campo "Cor" Pode escoller a cor cuxos matices encherán os elementos da folla. A continuación, faga clic no botón. "OK".
- En Xestor de regras tamén preme o botón "OK".
- Como podes ver, despois disto, as celas da columna están coloreadas con diferentes tons da mesma cor. Canto máis o valor que contén o elemento da folla máis, a sombra é máis lixeira, menos - a máis escura.
Lección: Formato condicional en Excel
Método 2: use a ferramenta Buscar e resaltar
Se a táboa contén datos estáticos que non planea cambiar co tempo, pode usar unha ferramenta para cambiar a cor das celas polo seu contido, chamado "Buscar e resaltar". Esta ferramenta permitirache atopar os valores especificados e cambiar a cor destas celas ao usuario desexado. Pero hai que ter en conta que ao cambiar o contido nos elementos da folla, a cor non cambiará automaticamente, pero seguirá sendo o mesmo. Para cambiar a cor ao real, terá que repetir o procedemento de novo. Polo tanto, este método non é óptimo para as táboas con contido dinámico.
Vexamos como funciona un exemplo específico, para o que tomamos toda a mesma táboa de ingresos empresariais.
- Seleccione a columna cos datos que se deben formatar con cor. Despois vai ao separador "Fogar" e prema no botón "Buscar e resaltar"que se coloca sobre a cinta no bloque de ferramentas Edición. Na lista que se abre, fai clic no elemento "Buscar".
- Iníciase a xanela "Buscar e substituír" na pestana "Buscar". Primeiro de todo, imos atopar os valores 400000 rublos. Xa que non temos células onde o valor sería inferior a 300000 rublos, entón, de feito, necesitamos seleccionar todos os elementos que conteñen números que van desde 300000 ata 400000. Desafortunadamente, non podemos indicar directamente este intervalo, como no caso de aplicar o formato condicional, neste método é imposible.
Pero hai unha oportunidade para facer algo diferente, o que nos dará o mesmo resultado. Pode configurar o seguinte patrón na barra de busca "3?????". Un signo de interrogación significa calquera personaxe. Así, o programa buscará todos os números de seis díxitos que comezan cun díxito. "3". É dicir, os resultados da busca conterán valores no rango 300000 - 400000o que necesitamos. Se a táboa tiña menos números 300000 ou menos 200000entón para cada rango en cen mil a procura tería que facerse por separado.
Introduza a expresión "3?????" no campo "Buscar" e prema no botón "Buscar todos".
- Despois diso, os resultados dos resultados de busca móstranse na parte inferior da xanela. Fai clic co botón esquerdo do rato sobre calquera deles. A continuación, escriba a combinación de teclas Ctrl + A. Despois disto resaltaranse todos os resultados de busca e, ao mesmo tempo, resaltaranse os elementos da columna a que se refiren estes resultados.
- Unha vez seleccionados os elementos da columna, non se apresuraron a pechar a xanela. "Buscar e substituír". Estar na pestana "Fogar" onde nos mudamos antes, vaia a cinta ao bloque de ferramentas "Fonte". Fai clic no triángulo situado á dereita do botón Cor de recheo. Ábrese unha selección de cores de recheo diferentes. Escolla a cor que queremos aplicar aos elementos da folla que conteñen valores inferiores a 400000 rublos.
- Como podes ver, todas as celas da columna en que os valores son inferiores 400000 rublos destacados na cor seleccionada.
- Agora necesitamos colorear os elementos desde os que os valores varían 400000 ata 500000 rublos. Este intervalo inclúe números que coinciden co estándar. "4??????". Conducimos ao campo de busca e prememos no botón "Buscar todo"seleccionando primeiro a columna que necesitamos.
- Do mesmo xeito que o anterior nos resultados de busca, seleccionamos todo o resultado obtido premendo a combinación de teclas de acceso CTRL + A. Despois pasa a icona de selección de cor de recheo. Facemos clic sobre el e pulsamos sobre a icona da tonalidade que necesitamos, que pintará os elementos da folla, onde os valores están no rango de 400000 ata 500000.
- Como podes ver, despois desta acción todos os elementos da táboa con datos no intervalo 400000 por 500000 destacado coa cor seleccionada.
- Agora necesitamos seleccionar o último rango de valores - máis 500000. Aquí tamén temos sorte, porque todos os números son máis 500000 están no rango de 500000 ata 600000. Polo tanto, no campo de busca escriba a expresión "5?????" e prema no botón "Buscar todo". Se había valores superiores a 600000, teriamos que buscar ademais a expresión "6?????" e así por diante
- De novo, selecciona os resultados da busca usando a combinación Ctrl + A. A continuación, usando o botón da cinta, seleccione unha nova cor para cubrir o intervalo superior a 500000 pola mesma analogía que fixemos antes.
- Como podes ver, despois desta acción pintaranse todos os elementos da columna, segundo o valor numérico neles. Agora podes pechar a ventá de busca facendo clic no botón pechar estándar na esquina superior dereita da xanela, xa que a nosa tarefa pode considerarse resolta.
- Pero se substituímos o número por outro que vai máis aló dos límites que se establecen para unha cor determinada, a cor non cambiará, como o era no método anterior. Isto indica que esta opción funcionará de forma fiable só nas táboas nas que os datos non cambian.
Lección: Como facer unha busca en Excel
Como podes ver, hai dúas formas de colorear as celas dependendo dos valores numéricos que hai nel: usar o formato condicional e usar a ferramenta "Buscar e substituír". O primeiro método é máis progresivo, xa que permite definir de xeito máis claro as condicións polas que se asignarán os elementos da folla. Ademais, co formato condicional, a cor do elemento cambia automaticamente se o contido nel cambia, o que o segundo método non pode facer. Non obstante, o recheo da cela depende do valor usando a ferramenta "Buscar e substituír" tamén se pode usar, pero só en táboas estáticas.
