A creación de listas desplegables permite non só aforrar tempo ao elixir unha opción no proceso de enchemento de táboas, senón tamén para protexerse da entrada errónea de datos incorrectos. Esta é unha ferramenta moi cómoda e práctica. Descubrimos como activalo en Excel e como usalo, ademais de coñecer algúns outros matices do seu manexo.
Usando listas despregables
As listas desplegables, ou como se di, son usadas con maior frecuencia nas táboas. Coa súa axuda, pode limitar o rango de valores introducidos nunha matriz de táboas. Permiten que escolla introducir valores só nunha lista preparada previamente. Isto simultáneamente acelera o procedemento de entrada de datos e protexe contra erros.
Procedemento de creación
Primeiro de todo, imos descubrir como crear unha lista despregable. O xeito máis sinxelo de facelo é cunha ferramenta chamada "Verificación de datos".
- Seleccione a columna da matriz de táboas nas celas das que desexa colocar a lista despregable. Mova á pestana "Datos" e prema no botón "Verificación de datos". Localízase en cinta en bloque. "Traballar con datos".
- Iníciase a ventá da ferramenta. "Verificar valores". Ir á sección "Opcións". Na zona "Tipo de datos" elixe da lista "Lista". Despois de pasar a campo "Fonte". Aquí ten que especificar un grupo de elementos para usar na lista. Estes nomes pódense introducir manualmente ou pódense enlazar se xa se atopan nun documento de Excel noutro lugar.
Se se selecciona a entrada manual, cada elemento da lista debe introducirse na área a través dun punto e coma (;).
Se quere tirar datos dunha matriz de táboa xa existente, vaia á folla onde está situada (se está situada noutra), coloque o cursor na zona "Fonte" fiestras de validación de datos e, a continuación, seleccione unha matriz de celas onde se atopa a lista. É importante que cada cela individual estea situada nun elemento de lista separado. Despois diso, as coordenadas do intervalo especificado deben aparecer na zona "Fonte".
Outro xeito de establecer a comunicación é asignar unha matriz cunha lista de nomes. Seleccione o intervalo no que se especifican os valores de datos. Á esquerda da barra de fórmulas está o espazo de nomes. Por omisión, cando se selecciona un intervalo, móstranse as coordenadas da primeira cela seleccionada. Para os nosos propósitos, simplemente escriba o nome que consideramos máis adecuado. Os principais requisitos para o nome son que é único dentro do libro, non ten espazos e comeza necesariamente cunha letra. Agora é por este nome que se identificará o intervalo que identificamos anteriormente.
Agora na ventá de verificación de datos da zona "Fonte" ten que definir o carácter "="e logo inmediatamente despois introduza o nome que asignamos ao rango. O programa identifica inmediatamente a conexión entre o nome e a matriz e tira a lista que se atopa nel.
Pero será moito máis eficiente usar a lista se se converte nunha táboa intelixente. Nesta táboa será máis fácil cambiar os valores, cambiando automaticamente os elementos da lista. Así, este intervalo realmente converterase nunha táboa de busca.
Para converter un intervalo nunha táboa intelixente, seleccióneo e movallo á pestana "Fogar". Alí pulsamos o botón "Formato como táboa"que se coloca na cinta en bloque "Estilos". Ábrese un gran grupo de estilos. A elección dun estilo particular non afecta á funcionalidade da táboa e, polo tanto, eliximos calquera delas.
Despois de que se abra unha pequena ventá que conteña o enderezo da matriz seleccionada. Se a selección foi feita correctamente, entón non hai que cambiar nada. Como a nosa gama non ten títulos, elemento "Táboa con títulos" O carrapato non debería ser. Aínda que sexa específicamente no seu caso, quizais se aplique o título. Polo tanto, só temos que premer o botón. "OK".
Despois deste intervalo formatarase como unha táboa. Se o selecciona, podes ver no campo de nome que se lle asignou automaticamente o nome. Este nome pódese usar para inserir na área. "Fonte" na fiestra de verificación de datos usando o algoritmo descrito anteriormente. Pero, se quere usar un nome diferente, pode substituílo escribindo no espazo de nomes.
Se a lista colócase noutro libro, para reflectila correctamente, cómpre aplicar a función FLOSS. O operador especificado está deseñado para formar ligazóns "super absolutos" aos elementos de folla en forma de texto. En realidade, o procedemento realizarase case exactamente o mesmo que nos casos descritos anteriormente, só no campo de "Fonte" despois do carácter "=" debería indicar o nome do operador - "DVSSYL". Despois diso, o enderezo do intervalo, incluído o nome do libro e a folla, debe especificarse como un argumento desta función entre corchetes. En realidade, como se mostra na seguinte imaxe.
- Neste punto poderiamos rematar o procedemento premendo no botón. "OK" na xanela de verificación de datos, pero se quere, pode mellorar o formulario. Ir á sección "Mensaxes de entrada" fiestra de verificación de datos. Aquí na zona "Mensaxe" Podes escribir un texto que os usuarios verán pasando sobre un elemento da lista cunha lista despregable. Escribimos a mensaxe que consideramos necesaria.
- A continuación, vaia á sección "Mensaxe de erro". Aquí na zona "Mensaxe" Pode introducir o texto que o usuario observará cando intente introducir datos incorrectos, é dicir, os datos que faltan na lista despregable. Na zona "Ver" Pode seleccionar a icona que estará acompañada dun aviso. Introduza o texto da mensaxe e prema en "OK".
Lección: como facer unha lista despregable en Excel
Realización de operacións
Agora imos ver como traballar coa ferramenta creada anteriormente.
- Se colocamos o cursor en calquera elemento da folla á que se aplicou a lista despregable, veremos unha mensaxe informativa que introducimos anteriormente na xanela de verificación de datos. Ademais, aparecerá unha icona de triángulo á dereita da cela. Que serve para acceder á selección de elementos da lista. Facemos clic neste triángulo.
- Despois de premer nel, abrirase o menú dos obxectos da lista. Contén todos os elementos que entraron previamente na fiestra de verificación de datos. Eliximos a opción que consideramos necesaria.
- A opción seleccionada amósase na cela.
- Se intentamos entrar na cela calquera valor que non estea na lista, bloquearase esta acción. Ao mesmo tempo, se introduciu unha mensaxe de aviso na xanela de verificación de datos, aparecerá na pantalla. Hai que facer clic no botón da ventá de advertencia. "Cancelar" e co seguinte intento de introducir os datos correctos.
Deste xeito, se é necesario, enche toda a táboa.
Engadindo un novo elemento
Pero, se aínda necesitas engadir un novo elemento? As accións aquí dependen de como exactamente formaches a lista na xanela de verificación de datos: entrou manualmente ou tirou dunha matriz de táboas.
- Se os datos para a formación da lista son extraídos da matriz de táboas, vaia a el. Seleccione o intervalo de celas. Se non é unha táboa intelixente, senón un intervalo de datos simple, entón tes que inserir unha cadea no medio da matriz. Se usa unha táboa intelixente, entón neste caso basta con introducir o valor requirido na primeira fila debaixo dela e incluirase inmediatamente na matriz de táboas. Esta é a vantaxe da táboa intelixente que mencionamos anteriormente.
Pero supoñamos que se trata dun caso máis complexo, utilizando o rango habitual. Entón, selecciona a cela no centro da matriz especificada. É dicir, por encima desta cela e baixo ela debería haber outras liñas de matriz. Fai clic no fragmento marcado co botón dereito do rato. No menú, seleccione a opción "Pegar ...".
- Iníciase unha ventá, onde debería seleccionar un obxecto de inserción. Escolla a opción "Cadea" e prema no botón "OK".
- Así, engádese unha liña baleira.
- Introducimos nel o valor que queremos que se amose na lista despregable.
- Despois diso, volvemos á matriz de táboas na que se atopa a lista despregable. Ao premer no triángulo á dereita de calquera cela da matriz, vemos que o valor que necesitamos foi engadido aos elementos da lista xa existentes. Agora, se o desexa, pode seleccionalo para inserilo no elemento de táboa.
Pero que facer se a lista de valores non se tira dunha táboa separada, pero entrou manualmente? Tamén engadir un elemento neste caso ten o seu propio algoritmo de accións.
- Seleccione o intervalo de táboas completo, cuxos elementos están situados na lista desplegable. Vaia á pestana "Datos" e volve facer clic no botón "Verificación de datos" nun grupo "Traballar con datos".
- Iníciase a xanela de validación de entrada. Mover á sección "Opcións". Como podes ver, todas as opcións aquí son exactamente as mesmas que as configuramos anteriormente. Neste caso estaremos interesados na zona "Fonte". Agregamos alí a lista que xa ten, separada por punto e coma (;) o valor ou os valores que queremos ver na lista despregable. Despois de engadir facemos clic "OK".
- Agora, se abrimos a lista despregable nunha matriz de tabelas, veremos o valor engadido alí.
Eliminar elemento
A eliminación do elemento de lista realízase segundo o mesmo algoritmo que a adición.
- Se os datos son levados desde unha matriz de táboas, vaia a esta táboa e faga clic co botón dereito na cela onde se atopa o valor, que debería eliminarse. No menú de contexto, deixe a selección na opción "Eliminar ...".
- A xanela para eliminar células abertas é case a mesma que vimos ao engadilos. Aquí volvemos poñer o cambio na posición "Cadea" e prema en "OK".
- A secuencia da matriz de táboas, como vemos, é eliminada.
- Agora volvemos á táboa onde se atopan as celas coa lista despregable. Facemos clic no triángulo á dereita de calquera cela. Na lista que se abre, vemos que falta o elemento eliminado.
Que facer se os valores engadíronse manualmente á xanela de verificación de datos e non coa axuda dunha táboa adicional?
- Seleccione o intervalo de táboas cunha lista despregable e vaia á ventá para comprobar os valores, como fixemos antes. Na ventá especificada, móvase á sección "Opcións". Na zona "Fonte" seleccione o valor que quere eliminar co cursor. A continuación, faga clic no botón Eliminar no teclado.
- Despois de eliminar o elemento, faga clic en "OK". Agora non estará na lista despregable, do mesmo xeito que vimos na opción anterior coa táboa.
Eliminación completa
Ao mesmo tempo, hai situacións nas que a lista despregable debe eliminarse completamente. Se non lle importa que se gardasen os datos introducidos, a eliminación é moi sinxela.
- Seleccione a matriz completa onde se atopa a lista despregable. Mova á pestana "Fogar". Fai clic na icona "Borrar"que se coloca na cinta en bloque Edición. No menú que se abre, selecciona a posición "Borrar todo".
- Cando se selecciona esta acción, borraranse todos os valores dos elementos seleccionados da folla, borrarase o formato e, ademais, conseguirase o obxectivo principal da tarefa: eliminarase a lista despregable e agora pode introducir os valores manualmente nas celas.
Ademais, se o usuario non precisa gardar os datos introducidos, hai outra opción para eliminar a lista despregable.
- Seleccione o intervalo de celas baleiras, que é equivalente ao intervalo de elementos da matriz cunha lista despregable. Mova á pestana "Fogar" e alí pulsamos sobre a icona "Copiar"que se localiza na cinta da zona "Portapapeis".
Ademais, no canto desta acción, pode premer no fragmento indicado co botón dereito do rato e deter a opción "Copiar".
É aínda máis fácil aplicar un conxunto de botóns inmediatamente despois da selección. Ctrl + C.
- Despois diso, selecciona ese fragmento da matriz de táboa, onde se atopan os elementos despregables. Pulsamos o botón Pegarlocalizado na cinta na pestana "Fogar" na sección "Portapapeis".
A segunda opción é facer clic co botón dereito na selección e deter a selección na opción Pegar nun grupo "Opcións de inserción".
Finalmente, é posible marcar simplemente as celas desexadas e escribir unha combinación de botóns. Ctrl + V.
- Para calquera dos anteriores, no canto de celas que conteñan valores e listas despregables, inserirase un fragmento absolutamente limpo.
Se o desexa, do mesmo xeito, pode inserir non un intervalo baleiro, senón un fragmento copiado con datos. A desvantaxe das listas despregables é que non pode introducir datos que non estean na lista, pero pode copialo e pegalo. Neste caso, a verificación de datos non funcionará. Ademais, como descubrimos, a estrutura da lista despregable será destruída.
A miúdo, aínda ten que eliminar a lista despregable, pero ao mesmo tempo deixe os valores introducidos empregándolle e formatándoo. Neste caso, hai que tomar máis accións correctas para eliminar a ferramenta de recheo especificada.
- Seleccione o fragmento completo no que se atopan os elementos cunha lista despregable. Mova á pestana "Datos" e fai clic na icona "Verificación de datos"que, como recordamos, publicou na cinta do grupo "Traballar con datos".
- Ábrese unha coñecida ventá de validación de entrada. Estando en calquera sección da ferramenta especificada, necesitamos realizar unha única acción: prema no botón. "Borrar todo". Está situado no canto inferior esquerdo da xanela.
- Despois diso, pódese pechar a fiestra de verificación de datos premendo no botón de peche estándar na súa esquina superior dereita en forma de cruz ou no botón "OK" na parte inferior da xanela.
- A continuación, seleccione calquera das celas nas que se colocou previamente a lista despregable. Como podes ver, agora non hai ningunha pista cando se selecciona o elemento, nin un triángulo para chamar á lista á dereita da cela. Pero ao mesmo tempo, o formato e todos os valores introducidos usando a lista permaneceron intactos. Isto significa que lidamos coa tarefa con éxito: a ferramenta que xa non necesitamos é eliminada, pero os resultados do seu traballo permaneceron intactos.
Como podes ver, a lista despregable pode facilitar moito a introdución de datos nas táboas, así como evitar a introdución de valores incorrectos. Isto reducirá o número de erros ao encher as táboas. Se hai que engadir algún valor, sempre poderás realizar o proceso de edición. A opción de edición dependerá do método de creación. Despois de encher a táboa, pode eliminar a lista despregable, aínda que non é necesario facelo. A maioría dos usuarios prefiren deixalo incluso despois de rematar o traballo de encher a táboa con datos.
