As táboas dinámicas de Excel ofrecen aos usuarios a posibilidade de agrupar grandes cantidades de información contidas en táboas voluminosas nun só lugar, así como crear informes completos. Neste caso, os valores das táboas de resumo actualízanse automaticamente cando o valor de calquera táboa asociada cambie. Descubrimos como crear unha táboa dinámica en Microsoft Excel.
Crear unha táboa dinámica do xeito habitual
Aínda que consideraremos o proceso de creación dunha táboa dinámica usando o exemplo de Microsoft Excel 2010, pero este algoritmo é aplicable a outras versións modernas desta aplicación.
Baseámonos na táboa dos pagamentos de salarios aos empregados da empresa. Mostra os nomes dos traballadores, sexo, categoría, data de pago e cantidade do pagamento. É dicir, cada episodio do pago a un empregado individual corresponde a unha liña separada da táboa. Temos que agrupar datos aleatoriamente nesta táboa nunha táboa dinámica. Neste caso, os datos só se tomarán para o terceiro trimestre de 2016. Vexamos como facelo cun exemplo específico.
Primeiro de todo, transformaremos a táboa inicial na dinámica. Isto é necesario para que no caso de engadir liñas e outros datos, tráianse automaticamente na táboa dinámica. Para iso, convertemos no cursor en calquera cela da táboa. Entón, no bloque "Estilos" situado na cinta, faga clic no botón "Formato como táboa". Escolle calquera estilo de táboa que che guste.
A continuación, ábrese un cadro de diálogo, que nos permite especificar as coordenadas da localización da táboa. Non obstante, por defecto, as coordenadas que ofrece o programa cobren toda a táboa. Así que só podemos aceptar e facer clic no botón "Aceptar". Pero, os usuarios deben saber que se o desexan poden cambiar os parámetros da cobertura da área de táboa aquí.
Despois diso, a táboa convértese nunha dinámica e se fai automática. Tamén recibe un nome que, se o desexa, o usuario pode cambiar a calquera deles. Pode ver ou cambiar o nome da táboa na pestana "Deseño".
Para iniciar directamente a creación dunha táboa dinámica, vaia á pestana "Inserir". Voltando, fai clic no primeiro botón da cinta, que se denomina "Táboa dinámica". Despois, abre un menú no que debes escoller o que imos crear, unha táboa ou un gráfico. Fai clic no botón "Táboa dinámica".
Ábrese unha ventá na que de novo necesitamos seleccionar un intervalo ou un nome de táboa. Como podes ver, o programa en si tirou o nome da táboa, polo que non hai nada máis que facer aquí. Na parte inferior do cadro de diálogo, pode escoller o lugar onde se creará a táboa dinámica: nunha nova folla (por defecto) ou na mesma folla. Por suposto, na maioría dos casos, é moito máis cómodo usar a táboa dinámica nunha folla separada. Pero, este é un caso individual de cada usuario, que depende das súas preferencias e tarefas. Basta con premer no botón "Aceptar".
Despois, ábrese un formulario para crear unha táboa dinámica nunha nova folla.
Como podes ver, na parte dereita da xanela hai unha lista de campos de táboa, e abaixo hai catro áreas:
- Nomes de filas;
- Nomes das columnas;
- Valores;
- Filtro de informes
Simplemente, arrastramos os campos que necesitamos á mesa nas áreas correspondentes ás nosas necesidades. Non hai unha regra clara establecida, que campos deben ser movidos, porque todo depende da táboa de orixe e de tarefas específicas que poden cambiar.
Así, neste caso particular, movemos os campos "Piso" e "Data" ao campo "Filtro de informes", no campo "Categoría de persoal" ao campo "Nomes de columnas", no campo "Nome" no campo "Nome de fila", no "Cantidade" salarios "nos" valores ". Debe terse en conta que todos os cálculos aritméticos dos datos axustados a outra táboa só son posibles na última área. Como vemos, durante a forma en que realizamos estas manipulacións coa transferencia de campos na área, a mesma táboa na parte esquerda da xanela cambiou de conformidade.
Esta é unha táboa resumida. Por riba da táboa, móstranse os filtros por sexo e data.
Configuración da táboa dinámica
Pero, como recordamos, só os datos do terceiro trimestre deberían permanecer na táboa. Mentres tanto, os datos móstranse durante todo o período. Para poñer a táboa no formulario desexado, facemos clic no botón preto do filtro "Data". Na xanela que aparece definimos unha marca oposta á inscrición "Seleccionar varios elementos". A continuación, elimine a marca de todas as datas que non se axusten ao período do terceiro trimestre. No noso caso, esta é só unha data. Fai clic no botón "Aceptar".
Do mesmo xeito, podemos usar un filtro por sexo e escoller, por exemplo, só homes para o informe.
Despois diso, a táboa dinámica adquiriu esta vista.
Para demostrar que pode controlar os datos da táboa como desexa, abra de novo o formulario de lista de campos. Para facelo, vaia ao separador "Parámetros" e prema no botón "Lista de campos". Despois, move o campo "Data" do "Filtro de informes" á "Nome da fila" e intercambia os campos entre os campos "Categoría de persoal" e "Xénero". Todas as operacións realízanse simplemente arrastrando os elementos.
Agora, a táboa ten un aspecto completamente diferente. As columnas divídense por sexo, aparecen repartidas por meses nas filas e agora pode filtrar a táboa por categoría de persoal.
Se na lista de campos móstrase o nome das liñas e a data estea máis alta que o nome, serán as datas de pago que se subdividirán nos nomes dos empregados.
Tamén pode amosar os valores numéricos da táboa en forma de histograma. Para iso, selecciona a cela cun valor numérico na táboa, vai á pestana Inicio, fai clic no botón Formato condicional, vai ao elemento Histogramas e selecciona o histograma que che gusta.
Como podes ver, o histograma só aparece nunha cela. Para aplicar a regra do histograma a todas as celas da táboa, faga clic no botón que aparece ao lado do histograma e na xanela que se abre, xire a opción "A todas as celas".
Agora, a nosa táboa de resumo fíxose presentable.
Crear unha táboa dinámica mediante o asistente de táboa dinámica
Pode crear unha táboa dinámica aplicando o asistente de táboa dinámica. Pero, para iso, inmediatamente tes que traer esta ferramenta á barra de ferramentas de acceso rápido. Vaia ao elemento do menú "Ficheiro" e fai clic no botón "Parámetros".
Na ventá de parámetros que se abre, vaia á sección "Panel de acceso rápido". Seleccionamos equipos de equipos nunha cinta. Na lista de elementos, busque o "Asistente de táboas dinámicas e gráficas". Selecciona-lo, fai clic no botón "Engadir" e despois no botón "Aceptar" na esquina inferior dereita da xanela.
Como podes ver, despois das nosas accións, apareceu unha nova icona na barra de ferramentas de acceso rápido. Fai clic nel.
Despois de que se abra o asistente de táboa dinámica. Como podes ver, temos catro opcións para a fonte de datos, desde onde se formará a táboa dinámica:
- nunha lista ou nunha base de datos de Microsoft Excel;
- nunha fonte de datos externa (outro ficheiro);
- en varios intervalos de consolidación;
- noutra táboa dinámica ou gráfico dinámico.
Na parte inferior debes escoller o que imos crear, unha táboa dinámica ou un gráfico. Fai unha selección e fai clic no botón "Seguinte".
Despois aparece unha ventá cun rango dunha táboa con datos que pode cambiar se o desexa, pero non necesitamos facelo. Simplemente fai clic no botón "Seguinte".
Entón, o asistente da táboa dinámica ofrece escoller un lugar onde se colocará unha nova táboa na mesma folla ou nunha nova. Fai unha selección e fai clic no botón "Feito".
Despois diso, unha nova folla ábrese exactamente coa mesma forma que se abriu do xeito habitual para crear unha táboa dinámica. Polo tanto, non ten sentido insistir nel.
Todas as outras accións realízanse de acordo co mesmo algoritmo descrito anteriormente.
Como podes ver, podes crear unha táboa dinámica en Microsoft Excel de dous xeitos: do xeito habitual a través dun botón na cinta e usando o Asistente de táboa dinámica. O segundo método proporciona máis funcións adicionais, pero na maioría dos casos, a funcionalidade da primeira opción é o suficiente para completar as tarefas. As táboas dinámicas poden xerar datos en informes sobre case todos os criterios que o usuario especifica na configuración.
