Para a comodidade de traballar cunha gran variedade de datos nas táboas, deben ordenarse constantemente segundo un criterio determinado. Ademais, para fins específicos, ás veces non é necesaria a matriz de datos completa, senón só liñas individuais. Polo tanto, para non confundirse nunha enorme cantidade de información, unha solución racional sería racionalizar os datos e filtralos doutros resultados. Descubrimos como ordenar e filtrar datos en Microsoft Excel.
Clasificación simple de datos
A clasificación é unha das ferramentas máis convenientes cando se traballa en Microsoft Excel. Con ela, pode organizar as filas da táboa por orde alfabética, segundo os datos que se atopan nas celas das columnas.
Os datos de clasificación en Microsoft Excel pódense realizar mediante o botón "Ordenar e filtrar", que se atopa na pestana "Inicio" da cinta na barra de ferramentas "Edición". Pero primeiro hai que facer clic en calquera cela da columna.
Por exemplo, na táboa seguinte, os empregados deben ordenarse alfabéticamente. Atópase en calquera cela da columna "Nome" e fai clic no botón "Ordenar e filtrar". Para ordenar os nomes alfabéticamente, na lista que aparece, seleccione o elemento "Ordenar de A a Z".
Como podes ver, todos os datos da táboa están situados, segundo a lista alfabética de nomes.
Para realizar a ordenación na orde inversa, no mesmo menú, seleccione o botón Ordenar de Z a A ".
A lista é reconstruída en orde inversa.
Nótese que este tipo de clasificación só se indica con formato de datos de texto. Por exemplo, cando se especifica o formato numérico, especifícase o tipo "Do mínimo ao máximo" (e viceversa) e cando se especifica o formato de data "De antigo a novo" (e viceversa).
Ordenación personalizada
Pero, como vemos, cos tipos especificados de ordenación polo mesmo valor, os datos que conteñen os nomes da mesma persoa están dispostos nunha orde arbitraria dentro do rango.
E que facer se queremos ordenar os nomes por orde alfabética, pero por exemplo, se o nome coincide, ¿os datos están organizados por data? Para iso, ademais de utilizar outras funcións, todo no mesmo menú "Ordenar e filtrar", temos que ir ao ítem "Ordenación personalizada ...".
Despois, ábrese a ventá de configuración de clasificación. Se hai títulos na táboa, ten en conta que nesta fiestra debe haber unha marca de verificación xunto a "Os meus datos contén títulos".
No campo "Columna" especifique o nome da columna, que se ordenará. No noso caso, esta é a columna "Nome". No campo "Clasificación" indícase o tipo de contido que se ordenará. Hai catro opcións:
- Valores;
- Cor da cela;
- Cor da fonte;
- Icona de cela
Pero, na maioría dos casos, utilízase o elemento "Valores". Está definido por defecto. No noso caso, tamén usaremos este elemento.
Na columna "Orde" hai que especificar a orde na que se situarán os datos: "De A a Z" ou viceversa. Seleccione o valor "De A a Z".
Así, configuramos a ordenación por unha das columnas. Para personalizar a ordenación noutra columna, fai clic no botón "Engadir nivel".
Aparece outro conxunto de campos, que se deberían cubrir xa para a ordenación por outra columna. No noso caso, pola columna "Data". Xa que o formato de data está definido nestas celas, no campo "Orde" definimos os valores como "De A a Z", pero "De antigo a novo" ou "De novo a antigo".
Do mesmo xeito, nesta ventá pode configurar, se é necesario, e ordenar por outras columnas en orde de prioridade. Cando se realizan todos os axustes, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, agora na nosa táboa todos os datos ordénanse, primeiro, polo nome do empregado e, a continuación, polas datas de pagamento.
Pero non son todas as características da clasificación personalizada. Se o desexa, nesta ventá pode configurar a ordenación non por columnas, senón por filas. Para facelo, fai clic no botón "Parámetros".
Na ventá aberta dos parámetros de ordenación, mova o cambio desde a posición "Liñas de intervalos" ata a posición "Columnas de rango". Fai clic no botón "Aceptar".
Agora, por analogía co exemplo anterior, pode introducir datos para a ordenación. Introduza os datos e prema no botón "Aceptar".
Como podes ver, despois disto, as columnas invístense segundo os parámetros introducidos.
Por suposto, para a nosa táboa, tomada como exemplo, o uso de ordenar con cambiar a localización das columnas non é particularmente útil, pero para algunhas outras táboas este tipo de clasificación pode ser moi apropiado.
Filtrar
Ademais, en Microsoft Excel hai unha función de filtrado de datos. Permítelle deixar visibles só os datos que lle resulten axeitados e ocultar o resto. Se é necesario, os datos ocultos sempre poden volverse ao modo visible.
Para usar esta función, facemos clic en calquera cela da táboa (e de preferencia na cabeceira), de novo fai clic no botón "Ordenar e filtrar" na barra de ferramentas "Edición". Pero, esta vez no menú que aparece, seleccione o elemento "Filtrar". Tamén pode, en vez destas accións, premer a combinación de teclas Ctrl + Maiús + L.
Como podes ver, nas celas co nome de todas as columnas apareceu un icono en forma de cadrado, no que se inscribe o triángulo de cabeza para baixo.
Fai clic nesta icona na columna segundo a que imos filtrar. No noso caso, decidimos filtrar por nome. Por exemplo, temos que deixar os datos só empregado Nikolaev. Polo tanto, eliminamos a marca dos nomes de todos os demais traballadores.
Cando remate o procedemento, faga clic no botón "Aceptar".
Como vemos, na mesa só había liñas co nome do empregado de Nikolaev.
Imos complicar a tarefa e deixar na mesa só os datos relacionados con Nikolaev para o trimestre III de 2016. Para facelo, fai clic na icona da cela "Data". Na lista que se abre, elimina a marca dos meses de "Maio", "Xuño" e "Outubro", xa que non se relacionan co terceiro trimestre e fai clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, só hai datos que necesitamos.
Para eliminar o filtro dunha columna específica e mostrar datos ocultos, faga clic de novo na icona situada na cela co nome desta columna. No menú que se abre, fai clic no elemento "Eliminar o filtro de ...".
Se desexas restablecer o filtro como un todo segundo a táboa, entón tes que premer no botón "Ordenar e filtrar" na cinta e seleccionar "Borrar".
Se precisa eliminar completamente o filtro, como no seu lanzamento, no mesmo menú, seleccione o elemento "Filtrar" ou escriba a combinación de teclas no teclado Ctrl + Maiús + L.
Ademais, hai que ter en conta que despois de activar a función "Filtrar", cando fai clic na icona correspondente nas celas de cabeceira da táboa, no menú aparecido, as funcións de ordenación están dispoñibles, que dicimos anteriormente: "Ordenar de A a Z" , "Ordenar de Z a A" e "Ordenar por cor".
Tutorial: Como usar un filtro automático en Microsoft Excel
Mesa intelixente
A clasificación e filtrado tamén se pode activar xirando a área de datos coa que está a traballar nunha chamada "táboa intelixente".
Hai dúas formas de crear unha táboa intelixente. Para usar a primeira delas, selecciona toda a área da táboa e, estando na pestana Inicio, fai clic no botón Formato como cinta de táboa. Este botón está situado na barra de ferramentas Estilos.
A continuación, escolle un dos teus estilos favoritos na lista que se abre. A elección da táboa non afectará á funcionalidade da táboa.
Despois aparece un cadro de diálogo no que pode cambiar as coordenadas da táboa. Pero, se seleccionaches previamente a área correctamente, non hai que facer máis nada. O principal é notar que hai unha marca xunto ao parámetro "Táboa con cabeceiras". A continuación, só tes que premer no botón "Aceptar".
Se decide usar o segundo método, entón tamén ten que seleccionar toda a área da táboa, pero esta vez vaia á pestana "Inserir". Mentres estivo aquí, na cinta da caixa de ferramentas "Táboas", debería premer no botón "Táboa".
Despois diso, como a última vez, abrirase unha ventá onde poderá axustar as coordenadas da colocación da táboa. Fai clic no botón "Aceptar".
Independentemente do método que utilice para crear a táboa intelixente, acabarás cunha táboa, nas celas das tapas das que se instalarán as iconas de filtros anteriores.
Cando fas clic nesta icona, todas as mesmas funcións estarán dispoñibles como cando se inicia o filtro de xeito estándar a través do botón "Ordenar e filtrar".
Lección: como crear unha táboa en Microsoft Excel
Como podes ver, as ferramentas de clasificación e filtrado, cando se usan correctamente, poden facilitar moito aos usuarios traballar con táboas. É particularmente relevante a cuestión do seu uso no caso de que unha táboa conteña unha matriz de datos moi grande.
