Mirando os números secos das táboas, é difícil a primeira vista capturar a imaxe global que representan. Pero, en Microsoft Excel, hai unha ferramenta de visualización gráfica coa que pode presentar visualmente os datos contidos nas táboas. Isto permítelle absorber con máis facilidade e rapidez a información. Esta ferramenta chámase formato condicional. Imos descubrir como usar o formato condicional en Microsoft Excel.
Opcións de formatado condicional máis sinxelas
Para formatear unha área de cela específica, seleccione esta área (a maioría das veces a columna) e na páxina Inicio, faga clic no botón Formato condicional, que se atopa na cinta na caixa de ferramentas Estilos.
Despois abre o menú de formato condicional. Hai tres tipos principais de formato:
- Histogramas;
- Balanzas dixitais;
- Insignias.
Para producir o formato condicional en forma de histograma, seleccione a columna cos datos e faga clic no elemento do menú correspondente. Como podes ver, hai varios tipos de histogramas con gradientes e recheos sólidos para escoller. Escolla o que, segundo a súa opinión, se axuste máis ao estilo e ao contido da táboa.
Como podes ver, os histogramas apareceron en celas seleccionadas da columna. Canto maior sexa o valor numérico nas celas, maior será o histograma. Ademais, nas versións de Excel 2010, 2013 e 2016 é posible mostrar correctamente os valores negativos no histograma. Pero na versión de 2007 non existe tal posibilidade.
Ao usar unha escala de cores no canto dun histograma, tamén é posible elixir diferentes versións desta ferramenta. Neste caso, como regra, canto máis grande se sitúa o valor da cela, a cor da escala é máis saturada.
A ferramenta máis interesante e complexa deste conxunto de funcións de formato son as iconas. Hai catro grupos principais de iconas: direccións, formas, indicadores e estimacións. Cada opción seleccionada polo usuario asume o uso de diferentes iconas ao avaliar o contido da cela. Toda a área seleccionada é escaneada por Excel e todos os valores das celas divídense en partes, segundo os valores especificados neles. As iconas verdes aplícanse aos valores máis grandes, os valores amarelos ao rango medio e os valores no terzo máis pequeno están marcados con iconas vermellos.
Ao elixir as frechas, como icona, ademais do deseño de cores, tamén se emprega a sinalización en forma de direccións. Así, a frecha, cara arriba, aplícase a valores grandes, á esquerda - cara ao medio, cara abaixo - a pequena. Ao empregar as figuras, os valores máis grandes están marcados arredor, o triángulo é medio, o rombo é pequeno.
Regras de asignación de cela
De xeito predeterminado, utilízase a regra na que todas as celas do fragmento seleccionado están designadas cunha cor ou icona específica, de acordo cos valores localizados neles. Pero usando o menú, que xa mencionamos anteriormente, pode aplicar outras regras para a designación.
Fai clic no elemento do menú "Regras para seleccionar celas". Como podes ver, hai sete regras básicas:
- Máis;
- Menos;
- Igual a;
- Entre;
- Data;
- Valores duplicados
Considere a aplicación destas accións nos exemplos. Seleccione o intervalo de celas e prema no elemento "Máis ...".
Ábrese unha ventá na que ten que establecer os valores maiores do que se resaltará. Isto faise na "Formatar celas máis grandes". De xeito predeterminado, o valor medio do intervalo encaixa automaticamente aquí, pero pode configurar calquera outro, ou pode especificar o enderezo da cela que contén este número. Esta última opción é adecuada para táboas dinámicas, os datos en que están en constante cambio ou para a cela onde se aplica a fórmula. Por exemplo, definimos o valor en 20.000.
No seguinte campo, cómpre decidir como se destacarán as celas: enchido vermello claro e cor vermella escuro (por defecto); enchemento amarelo e texto amarelo escuro; texto vermello, etc. Ademais, hai un formato personalizado.
Cando vas a este ítem, ábrese unha ventá na que podes editar a selección, case como queiras, aplicando varias fontes, enchemento e opcións de bordo.
Unha vez que decidimos os valores na ventá de configuración das regras de selección, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, as celas están seleccionadas segundo a regra establecida.
O mesmo principio resalta os valores ao aplicar as regras "Menos", "Entre" e "Igualdade". Só no primeiro caso asignaranse menos celas que o valor establecido por vostede; no segundo caso, establécese o intervalo de números, cuxas celas se asignarán; no terceiro caso, dáse un número específico e asignaranse só as celas que o conteñen.
A regra de selección de "Texto contén" aplícase principalmente ás celas de formato de texto. Na xanela de instalación de regras, debería especificar unha palabra, unha parte dunha palabra ou un conxunto de palabras secuencial, cando se atopen, resaltaranse as celas correspondentes do xeito que estableza.
A regra de data aplícase ás celas que conteñen valores nun formato de data. Ao mesmo tempo, nos axustes pode configurar a selección de celas de acordo con cando ocorreu ou ocorrerá o evento: hoxe, onte, mañá, nos últimos 7 días, etc.
Ao aplicar a regra "Valores duplicados", pode personalizar a selección de celas de acordo a que os datos colocados neles coincidan cun dos criterios: repetición de datos ou única.
Regras para seleccionar os primeiros e os últimos valores
Ademais, no menú de formato condicional hai outro elemento interesante: "Regras para seleccionar os primeiros e os últimos valores". Aquí pode configurar a selección de só os valores máis grandes ou menores do intervalo de celas. Neste caso, pode usar a selección, tanto en valores ordinais como en porcentaxe. Hai os seguintes criterios de selección, que se listan nos elementos do menú correspondentes:
- Os primeiros 10 elementos;
- O primeiro 10%;
- Os últimos 10 elementos;
- O último 10%;
- Por riba da media;
- Por debaixo da media.
Pero, despois de premer no elemento correspondente, pode cambiar lixeiramente as regras. Ábrese unha ventá na que se selecciona o tipo de selección e, se o desexa, pode axustar outro límite de selección. Por exemplo, premendo no elemento "Primeiros 10 elementos" na xanela que se abre, no campo "Formatar as primeiras celas", substitúe o número 10 con 7. Así, despois de facer clic no botón "Aceptar" non se resaltarán os 10 valores máis grandes, pero só 7.
Crear regras
Por riba, falamos de regras que xa están configuradas en Excel e o usuario pode simplemente seleccionar calquera delas. Pero ademais, se o desexa, o usuario pode crear as súas propias regras.
Para facelo, en calquera subsección do menú de formato condicional, faga clic no elemento "Outras regras ..." situado na parte inferior da lista. Ou, faga clic no elemento "Crear unha regra ..." situado na parte inferior do menú principal de formato condicional.
Ábrese unha ventá onde precisa seleccionar un dos seis tipos de regras:
- Formate todas as celas en función dos seus valores;
- Formata só as celas que conteñen;
- Formata só os primeiros e os últimos valores;
- Formata só valores que estean por enriba ou por debaixo da media;
- Formata só valores únicos ou duplicados;
- Use a fórmula para determinar as celas formateadas.
De acordo co tipo de regras seleccionado, na parte inferior da ventá ten que configurar o cambio na descrición das regras, axustando os valores, intervalos e outros valores que xa mencionamos a continuación. Só neste caso, a configuración destes valores será máis flexible. Tamén se define, cambiando o tipo de letra, os bordos e encher, exactamente como se verá a selección. Despois de facer todas as configuracións, ten que premer no botón "Aceptar" para gardar os cambios feitos.
Xestión de regras
En Excel, pode aplicar varias regras á mesma gama de celas á vez, pero só aparecerá a pantalla a última regra introducida. Para regular a implementación de varias regras relativas a un intervalo específico de celas, cómpre seleccionar este intervalo e no menú principal de formato condicional vaia ao ítem Xestión de regras.
Ábrese unha ventá onde se presentan todas as regras relacionadas co rango de celas seleccionado. As regras aplícanse de arriba a abaixo, xa que están listadas. Así, se as regras se contradin entre si, de feito só aparece na pantalla o máis recente.
Para cambiar as regras en lugares, hai botóns en forma de frechas que apuntan cara arriba e abaixo. Para que a regra se amose na pantalla, ten que seleccionala e facer clic no botón en forma de frecha cara a abaixo ata que a regra ocupe a liña máis recente da lista.
Hai outra opción. Hai que marcar unha marca na columna co nome "Parar se é certo" fronte á regra que necesitamos. Así, pasando polas regras de arriba a abaixo, o programa parará exactamente na regra, preto da que se atopa esta marca, e non caerá abaixo, o que significa que esta regra será executada.
Na mesma xanela hai botóns para crear e cambiar a regra seleccionada. Despois de facer clic sobre estes botóns, inícianse as xanelas para crear e cambiar regras, que xa comentamos anteriormente.
Para eliminar unha regra, cómpre seleccionalo e premer no botón "Eliminar regra".
Ademais, pode eliminar as regras a través do menú principal de formato condicional. Para facelo, fai clic no elemento "Eliminar regras". Ábrese un submenú onde pode seleccionar unha das opcións de borrado: ou eliminar as regras só no intervalo de celas seleccionado ou eliminar absolutamente todas as regras que se atopan na folla de Excel aberta.
Como podes ver, o formato condicional é unha ferramenta moi poderosa para visualizar datos nunha táboa. Con el, pode personalizar a táboa para que a información xeral do mesmo sexa asimilada polo usuario dunha ollada. Ademais, o formato condicional dá un maior atractivo estético ao documento.
