Canto máis frecuentemente acepte e envíe cartas, máis se gardará a correspondencia no seu computador. E, por suposto, isto leva a que o disco quede sen espazo. Ademais, isto pode levar ao feito de que Outlook simplemente deixa de recibir cartas. Nestes casos, debes controlar o tamaño da túa caixa de correo e, se é necesario, borrar cartas innecesarias.
Non obstante, para liberar espazo, non é necesario eliminar todas as letras. Os máis importantes pódense arquivar simplemente. Como facelo discutiremos neste manual.
En total, Outlook ofrece dúas formas de arquivar o correo. O primeiro é automático eo segundo é manual.
Arquivado automático de correo electrónico
Empecemos polo xeito máis cómodo: isto é o arquivo automático de correo.
As vantaxes deste método son que Outlook arquivará automaticamente cartas sen a túa participación.
Os inconvenientes inclúen o feito de que todas as letras serán arquivadas e necesarias, e non necesarias.
Para configurar o arquivo automático, faga clic no botón "Parámetros" no menú "Ficheiro".
A continuación, vaia ao separador "Avanzado" e no grupo "Arquivo automático", faga clic no botón "Configuración automática".
Agora queda facer os axustes necesarios. Para facelo, seleccione a caixa de verificación "Autoarchivo cada ... días" e estableza o período de arquivo en días aquí.
Ademais, configuramos parámetros ao noso criterio. Se desexa que Outlook solicite confirmación antes de iniciar a copia de seguridade, marque a caixa "Solicitude antes de arquivar automaticamente", se non é necesario, desmarque a caixa e o programa fará todo por si mesmo.
Debaixo pode configurar a eliminación automática de letras antigas, onde tamén pode definir a "idade" máxima da letra. E tamén para determinar que facer con cartas antigas: movallas a unha carpeta separada ou simplemente bórtaas.
Unha vez realizada a configuración necesaria, pode premer no botón "Aplicar a configuración a todos os cartafoles".
Se queres escoller os cartafoles que queres arquivarte a ti mesmo, entón neste caso terás que entrar nas propiedades de cada cartafol e configurar alí o arquivo automático.
Finalmente, preme o botón "Aceptar" para confirmar a configuración feita.
Para cancelar o arquivo automático, basta con desmarcar a caixa "Arquivar automaticamente cada ... días".
Arquivado manual de letras
Agora analice o modo de arquivo manual.
Este método é bastante sinxelo e non require ningunha configuración adicional dos usuarios.
Para enviar unha carta ao arquivo, ten que seleccionalo na lista de letras e prema no botón "Arquivo". Para arquivar un grupo de letras, só tes que seleccionar as letras necesarias e logo premer o mesmo botón.
Este método tamén ten os seus pros e contras.
As vantaxes inclúen o feito de elixir as letras que requiren arquivar. Ben, o menos é o arquivo manual.
Así, o cliente de correo electrónico de Outlook ofrece aos seus usuarios varias opcións para crear un arquivo de letras. Para máis fiabilidade, pode usar ambos. Isto é, para empezar, configurar o arquivo automático e enviar, de ser necesario, as cartas ao arquivo por si mesmo e eliminar as outras.